作者：陈奭琛发布时间：2016-03-23点击数：

各单位：

为了做好我校文件材料归档工作，确保各类档案的完整、准确、安全、统一，根据《档案法》、《高等学校档案管理办法》、《泉州师院档案管理细则》及其他有关规定，现就我校2016年档案工作通知如下：

一、归档范围

凡是记述和反映本单位职能活动的各种门类、各种载体的文件材料（含文字、图表、照片、声像、电子文件、标志性、纪念性实物、公务礼品等）均应纳入归档范围，做到每一个部门每一项工作都有完整、准确的文件材料归档保存，具体范围如下:

1、各单位2015年及以前在各项工作中形成、已经办理完毕、具有保存价值的各种文件材料；2016年重大活动档案、教职工及学生人事档案、已经竣工的基建档案、已经成果鉴定的科研档案、已经开箱验收的设备档案等；

2、全日制和非全日制所有的教育活动（包括全日制普通高等教育、成人教育、网络教育、自考、进修等）所形成的各类教学文件、学籍文件等；

3、软件学院、其他高校办学点所形成的各类教学文件材料；

4、后勤服务集团公司在饮食、水电、交通、物业、接待、商贸、学生公寓等各项管理工作中形成的文书、工程、财务等档案材料；

5、与我校有关的其他文件材料，具体见《泉州师院文件材料归档范围与保管期限表》。                    

二、归档方法

归档文件材料全部通过校园网数字校园档案管理系统进行整理、编目（案卷目录、全引目录等），并将与目录相关联的电子全文、图表、数码照片、声音、录像一起上传保存。                                            

(登录数字校园网站点：http://210.34.120.114/或登陆学校主页→信息门户系统→数字校园→档案管理系统)

 三、归档要求

1、档案材料（纸质材料和电子材料）所记录的内容应完整齐全、真实客观、准确可靠，且均已办理完毕；涂改的地方应盖校对章或重新抄写、打印；电子档案材料应脱机备份二套。

2、未经学校鉴定，任何单位和个人不得私自带走、留存、转移或销毁本职工作中形成的各种原始记录。

3、机构变动前形成的档案材料，由原机构负责人组织人员进行整理后移交职能继承部门，人员岗位变动前在各项工作中形成的材料，由本人负责进行整理后移交原单位兼职档案人员；原机构和经办人员无法进行整理移交的，由职能继承部门负责整理移交。

4、严格履行交接手续，交接目录一式两份，交接双方要逐卷逐件检查、清点，验收，并由双方负责人、经办人签字确认。

四、归档时间

1、各党政部门和能按年度归档的其他相关单位，应于2016年4月30日前把2015年度及以前已办理完毕的文件材料进行收集、整理、归档；

2、各教学部门和能按学年度(指2014-2015学年)归档的其他相关单位，应于2016年6月30日前归档， 2016届毕业生学籍档案应于2016年12月30日前归档；

3、科研、基建档案应在项目完成一个月后（科研成果鉴定或基建工程竣工验收后）归档；

4、重大活动（有国家、省、市领导人或国内外知名人士参加的活动）档案应于活动结束后一个星期内归档；

5、学生人事档案、教职工干部档案材料于档案形成后一个星期内归档；2016届毕业生档案材料于毕业生离校(6月20日左右)前归档。

五、归档职责

1、分管档案工作的机关各部门、各二级学院领导职责：组织本单位人员学习档案法律法规，执行学校档案工作的规章制度，把档案工作纳入部门工作计划、管理制度和管理人员职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。

2、各部门各个工作岗位人员职责：按规定时间及归档要求做好本人在岗位工作中形成的档案材料的收集、整理、档案数据录入、上传及移交工作，保证本人公务活动中档案材料的完整、准确、系统、安全。

3、兼职档案人员职责：按照档案工作的规定，做好本部门各类文件材料的形成、积累、立卷和集中统一管理工作，维护本部门档案材料的完整、准确、系统，并按照档案管理规定，及时与学校档案馆办理档案交接手续。

六、归档检查

根据档案工作“三纳入”（即纳入部门工作计划、规划，纳入管理制度，纳入各级管理人员岗位职责范围）、“四同步”（即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作）的规定，校办将适时组织人员对通知落实情况进行督查，并及时通报。    

               泉州师范学院办公室

                                                  2016年3月23日