各二级学院、体育教学部、图书馆,机关各部办处,工会、团委会,东海校区综合办: 我校档案是全体师生员工汗水和智慧的结晶,是我校财产的重要组成部分,为了确保我校档案的完整与安全,维护我校教学、科研、管理等各项工作的历史面貌,为今后的教学评估、党政管理、宣传教育提供真实可靠的凭证和依据,根据《档案法》、《高校档案管理办法》的规定,现将2001年归档工作的具体要求通知如下: 一、凡是记述和反映本单位职能活动(如教学、科研、党务、财务、行政、基建等)的各种文字、图表、照片、光盘等各种门类、各种载体的工作材料均应纳入归档范围,做到每项工作都有完整、准确的档案材料归档保存。 二、各单位要加强对档案工作的领导和管理,把档案工作列入创先评优的内容之一,切实做到“四同步”,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。 三、根据集中统一管理的原则,单位各项工作负责人应把自己一年来形成的各种材料交给本单位的文书或指定的兼职档案管理员统一管理和归档,任何单位或个人不得私自保存在公务活动中形成的各种工作材料。 四、机构改革或人员变动的部门,必须组织人员对历年来形成的工作材料进行一次全面的清理,办理归档手续,任何单位和个人不得私自带走、留存、转移或销毁本职工作中形成的各种原始记录。 五、高等职业技术学院应于四月上旬成立档案清理小组,并把小组名单报校办公室,小组的任务是对原南安师范学校创办以来形成的文书、教学、财务、基建等各种原始材料进行综合整理,编制案卷目录,并于八月二十日办理南安师范学校全宗档案移交手续。 六、各二级学院应督促本学院的辅导员或班主任,做好学生档案的形成和移交工作,严格按照国家人事档案管理规定和校学生处的要求,确保学生档案的质量,使学生档案能够全面、准确地反映学生个人和学生工作的真实面貌。 七、归档时间:各单位必须于二00二年五月二十日前把收集整理完毕的档案移交学校综合档案室;财务、基建、科研、设备及二级学院教学档案按相关规定时间办理移交手续。 八、为加强我校专兼职档案管理队伍建设,提高档案工作人员的素质,做好档案管理员的考核、晋升和职称评聘工作,各二级学院、体育教学部、图书馆、机关各办、处、工会、团委会、东海校区综合办应确定一名兼职档案管理员,并于四月上旬按附表填报学校办公室。 附:泉州师院专兼职档案管理员情况表 泉州师范学院办公室 二00二年三月十五日 主题词:档案工作 通知 ─────────────────────────── 抄 送:校领导、市教育局、市档案局 ─────────────────────────── 泉州师院办公室 2002年3月15日印发 ─────────────────────────── 共印80份 附件: 泉州师院档案工作专兼职人员情况表 填表单位_________________________(盖章) 单位分管档案 工作领导姓名 | | 职务 | | 分管工作内容 | | 档案管理员 姓 名 | | 主要工作任务 | | 档案专业 程 度 | | 备注 | | 注:该表于4月上旬填报校办公 |