泉师院综[2004]21号

各二级学院（部、馆）、机关各部办处、工会、团委会：

为了提高我校评建档案材料的质量，增强我校评建档案材料的真实性、针对性、统计性和有效性，充分发挥评建档案材料在评估过程中的作用，促进我校评建工作的顺利进行，特通知如下：

一、评建档案材料范围的确定：

（一）归档的评建档案材料必须是我校本科教学工作过程中直接形成的各种文字、图表、声像材料，必须能反映和说明我校本科教学实践活动的过程和效果，并对当前评估工作具有参考价值和凭证作用。

（二）归档的评建档案材料，应具有综合性又有典型性，避免针对性、关键性的材料和数据淹没在大量可有可无的原始材料之中，确保评建档案材料达到数量与质量的辩证统一。

（三）归档的评建材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学、科研、管理等各项工作成套性特点。

（四）归档的主要内容（见《建档指南》）。

（五）不能反映和说明本科教学工作水平或内容残缺不全、画面严重失真的文件材料、电子材料均不能归档。

二、评建档案材料的质量要求：
（一）档案材料所记录的信息、说明的情况及内容应完整齐全、真实有效。

（二）每一份档案材料都应有落款、盖章、并注明形成时间，涂改的地方应盖校对章或重新抄写、打印；复制件要重新签名盖章。

（三）各种统计材料均应签署统计日期、统计人姓名和责任部门名称；各类数据必须准确，有原始性、基础性的支掌材料说明数据的来源和出处。

（四）零散、杂乱的档案材料须进行加工整理，分门别类，编制序号、页码和目录，使之系统化、条理化、有序化，确保评建档案材料能够满足评估工作多层次、多角度、多方面的利用需求。

（五）采用装订或用文件夹固定的案卷，要结实、整齐、美观，去掉金属物，破损文件应修补，字迹褪色的应复制随同原件一并装订，装订边沿偏窄或有文字不便装订的应加裱糊边后再装订，纸张偏大或不规范应折叠或裁切成A4或16K的规格，做到不丢页、不倒页、不压字；

（六）每一卷（盒、册）都应填写卷内目录和备考表，重要会议（如：党委会、党总支会、行政会、院务会、其他各种专题会议等）也应填写卷内目录，并写明会议的次数、时间和主要议题。

（七）照片档案应有附加说明，注明拍摄时间、地点、人物和主题内容。

（八）电子档案和相应的纸质档案应在内容和描述上保持一致，电子档案的附加说明包括内容、录制时间、容量等。

三、评建档案材料的整理

（一） 卷内文件顺序的排列：

1、结论性材料在前，过程性、依据性材料在后。

2、统计性数字材料在前，基础性原始材料在后。

3、批复、批示在前，请示、报告在后。

4、正件在前，附件在后，正本在前，定稿在后，转发件在前，被转发件在后。

（二）卷内文件目录的填写：

1、顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

2、责任者：形成该文件的单位或对该文件负责任的署名者。

3、题名：即文件标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不能说明文件内容的文件，应自拟标题。

4、文号：即文件代号，由单位简称、年度和顺序号三部分组成，除正式公文外，各种文字材料均没有编制文号，无须填写。

5、日期：文件形成时间。填写时可省略“年”“月”“日”字。

6、页号：卷内文件起止之页的编号（需要补充、调整的暂不确定页号）。

（三）卷内备考表的填写：

备考表附在卷末，用以注明本卷需要说明的问题（如卷内文件缺损、修改、补充、移出、调整等情况），并由整理人和检查人（必须是职能部门领导）签名，以示负责

立卷人：由组成本卷的责任者或档案材料形成者签名。

检查人：由材料形成部门的负责人签名。

（四）评建档案材料封面案卷标题的拟写

封面案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）,除会议文件外，不得简单地写成：“XXX文件材料”。

（五）评建档案材料纸张规格：

新形成的材料统一用A4型纸打印或复印，实行装订的案卷，对在装订线以外有字迹的档案材料或破损的文件材料，以及与本卷文字材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修衬和裱糊；，纸张偏大或不规范应折叠或裁切成A4或16K的规格。

附件一：卷内目录样本

附件二：备考表样本
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　泉州师范学院评建办

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二00四年七月五日