根据我校学生档案集中统一管理的要求，各二级学院（除个别学院外）已基本将2002级―2005级学生档案移交学校综合档案室，经过清点核查，我们发现学生档案的材料基本都是入学前的档案，而大学期间形成的材料都还没收集、整理、移交，为了确保我校学生档案的完整、准确与安全，维护国家人才信息资源和学生个人的合法利益，现将有关事项通知如下：
一、需移交的材料：
1、各二级学院还有部分学生档案未移交，请各二级学院负责学生档案管理的老师尽快收集、移交，对没有档案的学生请做文字说明并加盖二级学院印章，并通知学生今年寒假后带回交给档案室。
2、2002级―2004级学生各学年的鉴定表及、奖惩材料；已结束实习的毕业班学生的实习鉴定表、实习成绩表。
二、归档材料的填写要求：
1、书写须用黑色墨水（严禁使用铅笔、圆珠笔和纯蓝墨水、复写纸等），字迹要清晰。
2、内容要完整、准确。归档的每一份学生档案材料每一个栏目都要填写，如自我鉴定、教师评语等栏目所填写的内容，要完整、全面、准确地反映每一个学生德、智、体等方面的情况，不能出现片面、简单或请人代写等现象，否则将退回重新填写。
3、手续要完备。每一份材料都应有落款、盖章，并注明形成时间。涂改的地方应盖二级学院校对章或重新抄写、打印，复制件要重新签名盖章。
4、归档的材料要按班级、学号（从小到大）顺序整理，并附清单。
三、归档时间要求：
以上材料应在2006年1月2日前移交学校综合档案室（行政办公楼806）。
四、本通知由各二级学院传达至每一位学生。