第六章　　档案管理

  　　第十八条　档案的保管：

  一、每年进行一次馆藏档案的清理核对检查工作，做到帐物相符，对破损或变质的档案要及时修复或复制。

  二、按《泉州师院档案库房管理规定》及《泉州师院档案馆安全防火规定》，做好库房“防盗、防火、防尘、防光、防高温、防潮湿、防霉、防虫”工作。

  　　第十九条　档案鉴定与销毁：

  一、根据国家档案管理部门有关规定，编制档案保管期限，并对保管期满的档案进行鉴定。

  二、严格执行档案鉴定销毁制度，详见《泉州师院档案鉴定销毁程序》。

  三、严格执行有关保密规定，销毁档案时，应由档案馆和有关部门派员监销，监销人应在档案销毁清册上签字。

  四、档案工作人员要做好鉴定、销毁的善后工作，将销毁的档案从目录中注销，调整排放顺序。

  　　第二十条　人事档案的转递：

  一、教职工因工作调动档案转出，档案工作人员在接到调档函后一个星期内将其档案转给新的主管单位，调档函应有人事处、学生处领导及档案馆领导签字。

  二、人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，严禁普通邮寄或交本人自带。

  三、转出的档案必须完整齐全，并按规定进行认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。

  四、转出的档案按统一规定的《干部档案转递通知单》的项目详细登记，严密包封。

  五、接到转递来的档案，经检查核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回发档单位。

  六、转出的档案逾期一个月未收到回执的，应发函或打电话索要，以防丢失。

  　　第二十一条　档案统计：

  一、档案统计应做到及时、准确、科学。

  二、每年进行一次档案统计，在次年第1个月内完成。统计内容：

  1、档案基本构成情况，包括档案种类、数量。

  2、档案利用情况，包括档案利用人次、利用数量、利用效果、查全率、查准率。

  3、档案库房建设及档案设备情况。

  4、档案工作人员（含兼职档案员）情况。

  三、按照有关规定，向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第七章　档案的利用与开放

  　　第二十二条　档案的利用与开放，应严格执行《泉州师院档案查（借）阅暂行规定》和《泉州师院档案保密规定》，设立专门的阅档室，做好档案的利用与开放工作。

  　　第二十三条　档案馆应编制多种切实可行的检索工具，开展档案的编研工作，为学校的各项工作服务。

  　　第二十四条　档案馆应采取多种形式，举办档案展览、陈列等，积极开展档案宣传工作。

第八章　附则

  　　第二十五条　本办法自颁发之日起执行，原泉州师专［1999］3号同时废止。本办法由档案部门负责解释。

泉州师院电子文件归档与电子档案管理办法（试行）

第一章　总则

  　　第一条　为加强我校开展办公自动化过程中所产生电子文件与电子档案的管理工作，保障我校电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《福建省档案条例》及有关政策法规，结合本校实际情况，制定本办法。

  　　第二条　本办法适用于我校党政机关、教学科研及个人在我校公务活动中产生的电子文件的归档与电子档案的管理，校内社会化服务实体可参照本办法执行。

  　　第三条　电子文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

  　　电子档案指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相关的支持软件产品和软、硬件说明。

  　　第四条　已利用计算机或计算机网络开展办公自动化或电子公务的单位，应在计算机信息管理系统中设置相应的电子文件管理系统，此系统应能对电子文件生命周期的全部管理活动实行有效的控制，实现电子文件的逻辑归档及在线管理与利用，其信息管理系统应安全可靠。

  　　第五条　使用、保存和销毁，应严格按照《中共中央保密委员会办公室、国家保密局关于国家秘密载体保密管理的规定》执行。校园网计算机信息系统不得从物理上直接与INTERNET联网。经有关部门批准联接专用网的系统，要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

  　　第六条　我校档案工作人员负有对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及归档后电子档案的保管利用实行全过程管理与监控的责任，保证管理工作的连续性，确保其不失真、不损毁、不丢失。

  　　第七条　我校档案机构配置的计算机等数字设备和应用软件，必须能有效读取归档的电子文件。电子文件形成部门及信息管理部门应积极协助和支持我校档案机构开展电子文件归档管理的日常监督、指导及电子档案的保管、利用等项工作。电子文件形成单位的负责人对电子档案的真实、完整、有效负责。

  　　第八条　具有永久保存价值的文本或图形形式的电子档案，如没有纸质等拷贝件的，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时应同时保存文件的电子版本及相应支持软件、纸制版本及缩微品。电子档案同时存在相应的纸质或其它载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

  　　第九条　应保证电子文件的凭证作用，在国家或我省立法机构正式颁布有关电子签章的法律之前，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

第二章电子文件真实性、完整性和有效性保证

  　　第十条　学校应从制度上和技术上针对自然灾害、突发事件、非法访问、非法操作、人为破坏、计算机病毒等，采取与系统安全和保密等级要求相符的网络设备安全保证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别方法等防范对策。

  　　第十一条　为保证电子文件的产生、处理过程符合规范，各部门应从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记。使用单台计算机处理公务的单位，应采用适当的方法做好相应的管理登记。此管理登记应是不间断的，并应保存系统的管理记录。

  （一）登记处理过程中相互衔接的各类责任者。如文件起草者、修改者、审核者、签发者等。

  （二）登记处理过程中的各类操作者。如文件打字者、发文者、收文者、存储管理者等。

  （三）登记处理过程中产生的责任凭证信息。如批示、签名、印章、代码等。

  （四）登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。

  　　第十二条　为保证电子文件的真实性，文件形成单位应在计算机系统中设置安全防护技术措施。

  （一）建立对电子文件操作者的身份识别与权限控制，防止他人非法侵入。

  （二）设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。

  （三）对电子文件采用可靠的防错和防调换的标记。

  （四）对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。

  　　 第十三条　为保证电子文件的完整性，文件形成部门应建立电子文件完整性管理制度，并采取相应的技术措施采集背景信息和原始数据。

  （ 一）开列属于归档范围相关的电子文件表单，通过采用信息管理系统功能和人工监控相结合的方式，将具有有机联系的电子文件收集齐全。

  （二）建立相应的制度，对在不同系统中分散形成的、不同媒体的，或通过非正式渠道传递的具有内容相关性的电子文件收集和捕获。

  　　第十四条　为保证电子文件的有效性，文件形成单位应建立电子文件有效性管理制度，并采取相应的技术保证措施。

  （一）根据电子文件的类型和特点注明文件格式、软硬件环境、相关的数据及参数等。对采用通用软件或专用软件产生的电子文件收集归档要求，应按照本规定的第二十一、二十二条执行。

  （二）对于加密电子文件，应解密后再收集归档，确实需要以加密方式保存的，应将其解密程序同时归档。

  （三）定期对脱机保管的电子文件进行抽样读取检验，发现问题及时采取恢复措施，并根据软硬件升级换代情况适时对电子文件进行迁移作业。

  　　第十五条　在公文处理过程中使用的电子签章程序能够证明以下事项的，为安全的电子签章：

  （一）能够确认该电子签章的签署者的身份；

  （二）能够证明电子签章是签署者独有的；

  （三）能够证实电子签章签署的电子文件的内容未被改动。

  　　第十六条　符合以下条件的数字签名，为一种达到本办法第十五条规定的安全的电子签章：

  （一）该数字签名是通过数字证书中与公钥相对应的产生，并可通过公钥加以证实的；

  （二）数字证书是由依法成立的具有认证资格的机构签发的；

  （三）该数字签名是数字证书有效期内签署的。

  　　第十七条　为确保涉密电子文件的安全，各部门涉及国家机密的计算机信息系统必须按照《福建省涉及国家机密的计算机信息系统审批实施细则》的要求，获得省或设区市国家保密局的审批。

第三章电子文件的收集与积累

  　　第十八条　电子文件的收集范围应是本部门在其主要职能活动中产生的、具有查考利用价值的电子文件，包括相关的支持软件和数据等。

  　　第十九条　当运用计算机系统进行公务或事物处理过程产生的电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动；同时应将具有重要凭证性、依据性的电子文件适时备份存储于能够脱机保存的载体上。记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。

  　　第二十条　当正式文件是纸质的，同时文件形成部门或信息管理部门已通过计算机等数字设备进行了全文转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。保存的电子文件内容与纸制等不同载体上所保存文件内容相同时，应在彼此之间建立准确、可靠的标识关系。

  　　第二十一条　对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任而不能适时进行逻辑归档的电子文件，需采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

  　　第二十二条　不同类型电子文件的收集要求

  （一）用文字处理技术形成的文本电子文件，包括：文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式，文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件；对特别重要的文件，其历次修改稿如都有必要保存时，每一稿应以不同的标识区别。定稿电子文件其标识应以正式文件文号注明。收集重点是定稿电子文件和正式电子文件。
  文件型电子文件以XML`文档和RTF、TXT为通用文件格式，一般不宜采用DOS、WPS、S2、PUB等其他格式作为永久保存格式。

  （二）使用数字设备采集或制作而获得的图像电子文件，如采用非通用文件格式，收集时应转换为通用文件格式。如无法转换，则应将相关软件一起收集。
  图像电子文件以JPEG、TIFF为通用文件格式。

  （三）采用计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的图形电子文件（如设计模型、图纸、图画等）。收集时应注明软硬件环境和各种相关数据。

  （四）用视频设备获得并经计算机处理的动态影象文件，收集其压缩计算方法和相关软件，并应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。
  数字影像数据以MPEG、AVI为通用文件格式

  （五）音频设备获得的声音文件，收集时应注意收集其属性标识、参数和相关软件，并注意收集其非通用格式的相关软件。
  音频电子文件以WAV、MP3为通用文件格式。

  （六）用多媒体设备获得的以及用超媒体链接技术制作的多媒体文件，收集时应保证参数准确，数据完整，并应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。
  多媒体音像数据以MPEG、AVI为通用格式。

  （七）用计算机软硬件系统进行信息处理形成的各类参数、管理数据文件等，应与电子文件一同收集，应能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换。

  （八）对描述电子文件产生及运行过程中说明各种数据关系及结构的元数据文件，应注意与电子文件一同收集。

  （九）使用计算机或在某一软件平台上开发的系统软件、支撑软件和应用软件以及软件的版本等计算机程序，应注意与在此平台上产生的电子文件一同收集。

  　　第二十三条　对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称版本号和相关参数手册、说明资料等；对专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，则收集时必须连同专用软件一并收集。

  　　第二十四条　对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

  　　 第二十五条　每份电子文件均需在《电子文件登记表》中登记，如果制成电子表格，应与电子文件一同保存；永久保存的电子表格应附有纸制等拷贝件，并于相应的电子文件拷贝一起保存。

  　　 第二十六条　以往形成的电子文件如存在结构信息、背景信息、元数据不完整或存储载体不符合要求的，应按电子文件完整性和有效性的要求及时采取补救措施；如无法达到规定要求又不具备迁移条件的，应采取有效措施保持现状，并及时向档案机构移交。

  　　 第二十七条　电子文件稿本代码：M-草稿性电子文件；U-非正式电子文件；F-正式电子文件。

  　　 第二十八条　电子文件类别代码：T-文本文件；I-图像文件；G-图形文件；V-影像文件；A-声音文件；O-超媒体链接文件；P-计算机程序；D-数据文件。

  第四章电子文件的归档方式及要求

  　　第二十九条　电子文件的归档范围按照《泉州师院各类档案归档范围》执行，并应包括相应的支持软件与相关的背景信息和元数据，以保证归档电子文件的完整性。

  　　第三十条　电子文件的保管期限和秘密等级划分，应参照《泉州师院各类档案保管期限表》和《福建省定密工作程序规定》执行，电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致，应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限和涉密文件的标识。

  　　第三十一条　电子文件形成部门在内部局域网或系统专用网的办公自动化系统中设置鉴定工作的程序与实时逻辑归档功能的，其鉴定工作可由系统自动完成。

  　　第三十二条　对不具备实时逻辑归档（网上归档）的计算机系统，或采用单台计算机管理文件的，在电子文件归档前应进行鉴定，由文件形成部门或信息管理部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性、有效性进行检验及确定密级、归档范围和规定保管期限，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《泉州师院归档电子文件移交、接受检验登记表》（见附录三）。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给我校档案机构。

  　　第三十三条　进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检验。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式、有无受到计算机病毒感染等；对存储在光盘、磁盘、磁带等介质中的电子文件检查并清除计算机病毒，并注明是否已经过查毒和杀毒处理。档案机构不应接收含有计算机Y2K问题或其它隐患的电子文件。

  　　第三十四条　电子文件形成部门或信息管理部门可采用逻辑归档（网上归档）和物理归档（脱机归档）二重方式，将符合归档的电子文件移交综合档案室。逻辑归档可实时进行。物理归档可按照纸质文件的规定定期完成，或根据具体情况另行规定。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检验数据等技术因素。

  　　第三十五条　具有稳定、可靠的网络环境和严密安全管理措施以及对内容重要的电子文件实行制作纸质拷贝件的单位可实行逻辑归档，电子文件逻辑归档按照鉴定标识进行，其归档工作，除储存格式和位置暂时保持不变外，其他均应参照国家关于文件归档的有关规定执行。
  基本要求：

  （一）档案人员应会同计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限。

  （二）电子文件归档操作由具体经办人完成，办理完毕的归档电子文件要注明一定的标识。

  （三）系统管理人员应在指定的服务器上设立存放归档电子文件的物理地址，该服务器必须采取磁盘镜像备份措施。

  （四）如有电子文件产生及运行过程的元数据文件，则应将数据文件与归档电子文件一起保存。

  （五）档案机构（部门）具有对文档数据库的管理权。

  （六）应定期将归档电子文件备份至能够脱机保存的载体中。

  　　第三十六条　使用计算机单机进行文件处理，校园网信息系统功能达不到逻辑归档要求的单位，其电子文件的归档采用物理归档方式。

  基本要求：

  （一）文件形成部门或信息管理部门根据归档方案，在电子文件产生时做出相应的归档标记。

  （二）应随时在相应办文处理笺上记录经办过程中的情况。

  （三）办理完毕的电子文件应在规定的期限内进行物理归档。

  　　第三十七条　应将电子档案复制至耐久性的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，第3套异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。涉密电子文件应按要求单独储存在可靠的载体上，并做好相应的标识。特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的浏览软件。

  　　第三十八条　电子档案的储存载体类型按优先顺序依次推荐为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等介质。禁止使用软磁盘作为电子档案长期保存的载体。

  　　第三十九条　存储电子文件的载体或装具应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管日期、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

  　　第四十条　将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《泉州师院归档电子文件登记表》（见附录四）。需要长期保存的电子文件，应将相应的机读目录存在同一载体上。归档电子文件应以盘为单位填写《泉州师院归档电子文件登记表》首页（见附录四表一），以件为单位填写续页（见附录四表二）。

  　　第四十一条　归档完毕后，应建立检索目录，电子文件形成部门或信息管理部门应及时清理网上的复制件，并将存有归档前电子文件的载体保存至少一年。

  　　第四十二条　归档电子文件的整理按照《福建省归档文件整理细则》的要求进行。将带有归档标识的电子文件进行分类。同一全宗内的电子文件分类方案应保持相对稳定。

  　　第四十三条　按电子文件类别代码分别相对组织存储载体。

第五章电子档案的保管与利用

  　　第四十四条　电子档案的保管应符合国家档案局《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，应采用专门的保护技术措施。存储电子档案的载体应作防写处理；避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒竖立存放，避免挤压；载体应存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，应远离强磁场、强热源，并与有害气体相隔离；环境温度控制在17°C——20°C，相对湿度控制在35%——45%。重要的电子文件必需备份三套，异库异地保管。

  　　第四十五条　我校档案机构应定期对保存的电子档案进行抽样机读检验，磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽检，抽检率不低于10%，并将检验结果填入《电子档案管理登记表》（见附录五）。如发现问题应及时采取恢复措施。磁性载体上的电子档案，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

  　　第四十六条　我校档案机构每年均应对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。如网络系统扩充或系统设备更新，应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性。如不兼容，应及时对电子档案进行迁移操作。

  　　第四十七条　对库存电子档案进行迁移操作前，应制定严密的迁移操作计划。库存电子档案必须在完整、准确和有保障的前提下进行更新复制。复制或补救新版后，原旧版或有问题的载体仍需保存三年。档案人员应参与迁移工作，并填写《泉州师院电子迁移登记表》（见附录六）

  　　第四十八条　电子档案的利用应注意以下事项：

  （一）封存的电子档案载体不得外借使用，利用时使用拷贝件；

  （二）应严格遵守保密制度，对利用具有保密要求的电子档案时，必须符合国家或有关部门的保密规定；

  （三）查阅或复制应在权限规定的范围之内，未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件。
  第四十九条电子档案的鉴定销毁应参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，必须在办理审批手续后实施。销毁前应编制销毁清册，指定监销人，并确保信息彻底销毁。属于保密范围的电子档案，如果信息储存在不可擦除的载体上，应当采用物理或化学的方法连同储存体一起销毁，并在网络中彻底清除

第六章档案的移交与接收

  　　第五十条　文件形成单位在仅仅系离线移交电子档案时，应做到储存载体外观完好、整洁无损；数据完整、内容准确、编目规范；记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，手续完备；无计算机病毒。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

  　　第五十一条　我校档案机构接收电子档案时，应核实电子档案真实性、完整性、有效性的检验记录及审核手续。核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。对特殊格式的电子档案，应核实其相关的软件、版本、操作手册是否完整。

  　　第五十二条　我校档案机构接收电子档案时应按照要求及检验项目对电子档案逐一验收。检验不合格的，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验，履行移交手续。

  　　第五十三条　文件形成单位在移交电子档案之前，移交方与接收方均应对准备移交或接收的每套电子档案载体及其技术环境进行检验，合格率应达到100%时方可进行交接。

  　　第五十四条　我校档案机构验收合格，完成《电子档案移交、接收检验登记表》（见附录三）填写、签字、盖章环节。登记表一式二份，一份交电子文件形成单位，一份由综合档案室自存。

  　　第五十五条　撤并单位的电子档案应按规定向我校档案机构移交。

泉州师院各类档案归档范围及保管期限规定（修订）

　　为了保证我校在各种活动中形成的文字、图表、声像及各类数据等各种门类和载体的档案质量，请各单位做好平时文件整理归档工作，归档要求如下：

  一、对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究、使用价值的文件材料均应归档。

  二、归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对我校的指令性、指导性文件为主。

  三、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的总页数均应齐全。文件的正件与附件、印件与定稿，请示与批复、转发文件与原件，多种文件形成的同一文件应放一起，不得分开，文电合一。基本原则是：遵循文件材料的自然形成规律和特点，保持彼此间的有机联系，全面准确反映学校各职能部门活动的全过程，区别不同价值，便于保管利用。

  四、归档的文书字迹包括领导签发一律用毛笔或碳素墨水填写。字迹要清晰。文稿上的各栏目均要填写清楚，领导签发要签全称，并要签署年月日。

  五、各部门文书人员、兼职档案员，应严格按照《泉州师院档案管理细则办法》各类档案归档时间要求，将各类文件材料按时归档。

教学类档案归档范围和保管期限表

JX11综合

  　　序号类目名称保管期限

  　1、上级下达的有关教学工作的文件材料长期

　2、教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法永久

　3、学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结永久

　4、教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料长期

　5、非学历教育的培训班、进修班材料长期

　6、统计报表永久

　7、学生运动会材料长期

  JX12学科与实验室建设序号类目名称保管期限

　１、上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料长期

　２、学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料永久

　３、重点学科、专业、实验室建设材料永久

　４、学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料长期

　５、学科、专业、实验室建设统计报表永久

JX13招生序号类目名称保管期限

　1、上级有关招生工作的文件材料长期

　２、招生计划、规定、生源计划长期

　３、新生录取材料及新生名单长期

　４、委培、代培、自费生计划、合同及名单长期

　５、招生宣传、招生工作总结短期６研究生入学试题及指导教师名册长期

JX14学籍管理序号类目名称保管期限

　１、新生入学登记表永久

　２、学生学籍卡片永久

　３、学生成绩总册永久

　４、在校学生名册永久

　５学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学转学、退学）长期

　６、学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）长期

　７、学生处分材料长期

JX15课堂教学与教学实践序号类目名称保管期限

　１、各专业教学计划、教学大纲永久

　２、课程建设要求及安排，校历表，课表长期

　3、各系、科、专业课程试题库长期

　４、典型教案、重要备课记录长期

　５、教学实习、生产实习计划、总结及有关材料短期

　６、社会调查、社会实践计划、总结及有关材料短期

JX16学位序号类目名称保管期限

　１、上级有关学位工作文件材料长期

　２、本校学位评定条例、办法及计划、总结长期

　３、学位委员会会议记录、决定长期

　４、学位委员会授予各层次学位清册永久

　５、本科生优秀学士学位论文长期

　６、博士、硕士研究生学位论文及评审材料长期

JX17毕业生序号类目名称保管期限

　１、上级有关毕业分配的文件材料长期

　２、毕业生工作计划、简报、总结长期

　３、毕业生供需统计、计划、合同长期

　４、毕业生正式分配方案及调配派遣名册永久

　５、毕业证、派遣证存根领取签收册长期

　６、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期

  JX18教材序号类目名称保管期限

　１、自编、主编教材长期

　２、各系各专业使用教材目录长期

　３、自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集长期

　４、其他有保存价值的自编参考资料短期

  附录：存系教学类档案序号类目名称保管期限

　１、本科生毕业论文及评审意见长期

　２、课堂教学材料、课程进度表短期

　３、教师任课安排、教案长期

　４、优秀实习报告短期

　５、本专业教学检查、调查材料及总结短期

　６、教师工作量核算、登记材料短期

科学研究类档案归档范围和保管期限表

  KY11综合序号类目名称保管期限

　1、科研行政管理文件材料长期

　2、科研计划管理文件材料长期

　3、科研成果管理文件材料长期

　4、科研经费管理文件材料长期

　5、申报科学基金及有关批复长期

　6、学会工作（学术活动）材料短期

  KY12-1科研准备阶段序号类目名称保管期限

　1、开题报告与课题调研论证材料长期

　2、任务书、合同、协议书永久

　3、课题研究计划、设计长期

　4、计划执行情况、计划调整或撤消报告短期

　5、课题投资和预决算材料短期

  KY12-2研究实验阶段序号类目名称保管期限

　1、实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）永久

　2、数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）永久

　3、设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）永久

　4、研究工作阶段小结、年度报告长期

　5、配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等永久

　6、样品、标本等实物的目录永久

  KY12-3总结览定阶段序号类目名称保管期限

　1、研究报告、研制报告永久

　2、论文专著永久

　3、工艺技术报告永久

　4、技术诀窍报告永久

　5、专家评审意见永久

　6、鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见）长期

　7、鉴定证书永久

　8、推广应用意见长期

　9、课题工作总结长期

  KY12-4申报奖励阶段序号类目名称保管期限

　1、科研成果登记表永久

　2、科研成果报告表永久

　3、科研成果奖励申报与审批材料永久

　4、科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件永久

　5、专利申请书或证书原件或影印件永久

  KY12-5推广应用阶段序号类目名称保管期限

　1、转让合同、协议书永久

　2、生产定型鉴定材料永久

　3、成果被引用或投产后反馈意见短期

　4、推广应用方案及实施情况长期

　5、扩大试生产的设计文件、工艺文件长期

　6、成果宣传报道材料短期

　7、对外学术交流材料长期

行政类档案归档范围和保管期限表

  XZ11行政综合序号类目名称保管期限

　1、上级有关高校行政管理的综合性文件长期

　2、全校性的规章制度永久

　3、学校年度、学期工作计划、报告、总结永久

　4、校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要永久

　5、校务委员会委员名单、会议记录、纪要永久

　6、全校性的工作会议、座谈会文件长期

　7、校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿长期

　8、本校教育事业规划、计划及上级批复永久

　9、学校评估材料永久

　10、教职工代表大会文件材料长期

　11、本校向上级的请示及其批复永久或长期

　12、本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷）长期

　13、有关全校性工作的调查材料和经验总结永久

　14、本校计划生育工作文件材料及领取独生子女证名册长期

　15、学年报表及综合统计永久

　16、启用印章的文件及印模永久

　17、本校历史沿革、情况介绍永久

　18、本校大事记、简报、信息、动态等永久

　19、校史工作材料永久

　20、校友工作材料长期

　21、校庆工作材料长期

　22、群众来信来访文件材料长期

　23、普选工作材料短期

　24、上级有关与本院、所、中心的来文长期

　25、院、系、所、中心会议记录、纪要、简报长期

　26、院、系、所、中心工作计划总结报告长期

　27、院、系、所、中心开展各种学术活动的文件长期

　28、院、系、所、中心与国内单位协作的材料长期

　29、院、系、所、中心统计年报及重要资料长期

XZ12人事序号类目名称保管期限

　1、上级机关有关人事工作的文件长期

　2、本校人事工作的规章制度长期

　3、人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录永久

　4、关于机构、编制规划、计划报告及上级批复永久

　5、关于校内机构设置、变化的文件材料永久

　6、人事处权限内的干部任免文件及名册永久

　7、表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料长期

　8、处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料长期

　9、教职工动态月报长期

　10、师资培养、管理工作计划、规定、总结永久

　11、教师进修计划、安排、总结长期

　12、教师工作量的规定及执行情况长期

　13、教师业务考核材料长期

　14、人事统计报表永久

　15、教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表永久

　16、教研室、研究室正副主任名册长期

　17、教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）长期

　18、教职工工资调整材料、名册长期

　19、教职工转正定级材料长期

　20、教职工校内调动材料长期

　21、教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信）长期

　22、教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根）长期

　23、教职工援外和支援边远地区材料短期

　24、教职工退职、离职和出国的有关材料长期

　25、教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料长期

　26、教职工退休后重新工作的材料长期

　27、教职工福利工作长期

　28、教职工商调函件长期

　29、使用临时工有关材料长期

　30、人民来信来访材料长期

XZ13监察、审计序号类目名称保管期限

　1、上级有关监察、审计工作的文件长期

　2、本校监察、审计工作方面的规章制度长期

　3、监察、审计工作计划、总结、调查报告长期

　4、监察、审计工作统计年报及重要报表长期

　5、关于教职工行政违纪处分的文件长期

XZ14武装、保卫序号类目名称保管期限

　1、上级有关公安保卫工作的文件长期

　2、本校公安保卫工作方面的规章制度长期

　3、本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表永久

　4、本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书长期

　5、本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复长期

　6、要害部门的公安保卫、消防工作长期

　7、保卫工作简报长期

　8、上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件长期

　9、本校武装部职责范围内的规章制度长期

　10、武装部工作计划、总结、调查报告长期

　11、武装部工作统计年报及重要报表长期

　12、复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）长期

XZ15后勤管理序号类目名称保管期限

  　1、上级有关后勤管理工作的文件短期

  　2、本校后勤管理处及各科规章制度长期

  　3、本校后勤管理工作计划、报告、调查材料长期

  　4、房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结长期

  　5、防震、防汛、三废治理工作的文件材料长期

  　6、爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件长期

  　7、师生员工健康状况调查材料及统计表永久

  　8、车辆工作的有关文件材料短期

  　9、伙食工作的有关材料短期

  　10、校园绿化工作的有关材料短期

  　11、水电工作的有关材料短期

XZ16档案、图书、文博序号类目名称保管期限

　1、上级有关档案、图书、博物工作的文件长期

　2、档案、图书、文博规章制度长期

　3、档案、图书、文博工作计划、报告、总结长期

　4、档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报永久

　5、档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料长期6档案馆指南、全宗介绍永久

党群类档案归档范围和保管期限表

DQ11党务综合序号类目名称保管期限

　1、上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存）长期

　2、本校党代会文件材料

　（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。永久

　（2）提案及办理情况；会议简服、会议情况、反映记录、小组会议记录等长期

　（3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证；列席证及选票式样短期

　3、本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件永久

　4、党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）永久

　5、党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知永久

　6、以党委名义召开的工作会议材料永久

　7、校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永久

　8、党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿永久

　9、党委工作简报永久

　10、党委大事记永久

　11、党群系统启用印章的文件和印模永久

　12、党群系统重要统计材料永久

　13、党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复长期

　14、党委保密、秘书工作的有关文件长期

　15、重要的群众来信来访及处理材料长期

　16、党委与有关机关联系、协商工作的来往文件长期

　17、分党委、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表长期

　18、分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料长期

　19、分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料长期

DQ12纪检序号类目名称保管期限

　1、上级纪委关于纪检工作的文件长期

　2、纪委工作规章制度长期

　3、纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计永久

　4、校纪委会议记录长期

　5、党员处分、复查材料长期

　6、群众来信来访及处理意见短期

  DQ13组织序号类目名称保管期限

　1、上级关于组织工作的指示、决定、通知简报长期

　2、本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料永久

　3、本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知永久

　4、落实政策的有关材料长期

　5、干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要附任免呈报表）永久

　6、领导干部名册永久

　7、总支、支部改选报告、审批材料长期

　8、各总支、支部委员名册长期

　9、党员名册、党员统计年报表永久

　10、关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料长期

　11、发展新党员、预备党员转正的名册长期

　12、上级关于党校工作的文件长期

　13、党校工作计划、总结、决定、报告永久

　14、入党积极分子、党员、干部培训的材料长期

  DQ14宣传教育序号类目名称保管期限

　1、上级关于宣传工作的文件长期

　2、本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结永久

　3、教职工政治思想工作动态及调查材料长期

　4、理论学习的决定、通知、计划、总结及声像材料长期

　5、反映本校重大活动的剪报及图表永久

　6、上级有关学生思想政治工作的文件长期

　7、本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例永久

　8、学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结永久

　9、学生思想政治工作典型调查材料和统计长期

　10、关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件长期

　11、各系学生政治工作人员名单长期

DQ15统战序号类目名称保管期限

　1、上级关于统战工作的文件长期

　2、本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结永久

　3、统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久

　4、本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料永久

　5、台、港、澳和侨务工作材料长期

　6、各民主党派成员和负责人名册及有关材料长期

　7、统战工作重要会议记录长期

  DQ16工会序号类目名称保管期限

　1、上级有关工会工作的文件长期

　2、工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计永久

　3、会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）长期　

　4、表彰工会先进集体个人的材料、名单长期

　5、处分会员的有关材料长期

　6、工会委员会会议记录、纪要短期

　7、基层工会干部名册长期

　8、会员名册长期

　9、妇女工作材料长期

　10、家属工作材料长期

DQ17团委序号类目名称保管期限

　1、上级关于团的工作文件长期

　2、本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）永久

　3、本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）永久

　4、团委工作计划、报告、总结及规章制度永久

　5、团委工作典型调查材料、优秀团员的材料长期

　6、表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料长期

　7、处分团员的材料及复查材料长期

　8、批准入团、离团材料及名单长期

　9、团干部名单长期

　10、团员名册长期

　11、团委会议记录长期

　12、学生会文件、材料长期

　13、本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料长期

　14、各分团委的有关材料长期

　15、研究生会的有关材料长期

　16、团委牵头进行的重大活动的有关材料长期

　17、社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料长期

基本建设类档案归档范围和保管期限表

  JJ11综合序号类目名称保管期限

　1、上级有关基建工作的文件长期

　2、基建工作规章制度长期

　3、基建工作计划、总结、简报长期

　4、基建工作总体规划永久

　5、基建工作年度（季度）总结、统计报表永久

　6、基建工程财务预、决算长期

　7、全校性总体规划、设计总平面图永久

　8、水、电、气管道分布图永久

　9、地质勘探、地形测量材料永久

JJ12-1可行性研究序号类目名称保管期限

　1、项目建议书及上级批复永久

　2、可行性研究报告永久

　3、项目评估永久

　4、环境预测、调查报告永久

　5、设计任务书及计划任务书永久

  JJ12-2设计基础序号类目名称保管期限

　1、工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明永久　

　2、地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录永久

　3、水文、气象、地震等其它设计基础材料永久

JJ12-3设计文件序号类目名称保管期限

　1、初步设计永久

　2、技术设计永久

　3、施工图设计短期

　4、技术秘密材料、专利文件永久

　5、设计计算书长期

　6、关键技术实验永久

　7、总体规划设计永久

　8、设计评价、鉴定及审批长期

  JJ12-4工程管理文件序号类目名称保管期限

　1、征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久

　2、承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久

　3、施工执照永久

　4、环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书永久

　5、产权证书、国有土地使用证永久

  JJ12-5施工序号类目名称保管期限

　1、土地施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要短期

（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺长期

（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定长期

（4）建筑材料实验报告长期

（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批永久

（6）土建施工定位测量地质勘察永久

（7）土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图永久

（8）隐蔽工程验收记录永久

（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告永久

（10）分项、分单位工程抽量检查、评定长期

（11）交工验收记录证明长期

（12）竣工报告、竣工验收报告永久

　2、设备及管线安装施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要短期

（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批长期

（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录长期

（4）隐蔽工程检查验收记录长期

（5）强度、密闭性试验报告长期

（6）设备调试记录短期

（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期

（8）系统调试、实验记录长期

（9）管线清洗、通水、消毒记录短期

（10）管线标高位置，坡度测量记录长期

（11）中间交工验收记录证明，工程质量评定长期

（12）竣工报告、竣工验收报告长期

　3、电气、仪表安装施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审短期

（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批长期

（3）调试、整定记录长期

（4）性能测试和校核长期

（5）施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告长期

（6）操作、联动试验短期

（7）电气装置交接记录短期

（8）中间交工验收记录、工程质量评定长期

（9）竣工报告、竣工验收报告长期

  JJ12-6竣工验收序号类目名称保管期限

　1、竣工验收报告永久

　2、全部竣工图纸永久

　3、质量评审材料永久

　4、工程现场声像材料永久

　5、竣工验收会议决议文件永久

  JJ12-7基建财务、器材管理序号类目名称保管期限

　1、财务计划、年度计划短期

　2、工程概算、预算、决算永久

　3、主要材料消耗、器材管理短期

　4、交付使用的固定资产永久

JJ12-8生产技术准备、试生产序号类目名称保管期限

　1、技术准备计划短期

　2、试生产管理、技术责任制长期

　3、试车方案、产品技术参数、性能、图纸短期

　4、设备试车、验收、运转、维护记录长期

　5、安全操作规程、事故分析报告长期

　6、技术培训材料短期

　7、工业卫生、劳动保护材料长期

JJ12-9使用、维、改、扩建序号类目名称保管期限

　1、使用过程中发现的问题及处理结果长期

　2、维修、改、扩建报告、批复及图纸长期

财会类档案归档范围和保管期限表

CK11综合序号类目名称保管期限

　1、上级有关财务会计工作的文件材料永久

　2、本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件长期

　3、学校基金管理工作文件短期

　4、有关财务管理方面的其他文件材料短期

　5、会计移交清册长期

　6、财会档案移交保管清册永久

　7、财会档案销毁清册长期

  CK12会计报表序号类目名称保管期限

　1、决算报表（含基建综合决算）永久

　2、预算会计报表短期

　3、年度以上规划表、分配计划、测算表长期

　4、年度以上各种统计报表（含工资报表）长期

　5、季度以下各种计划、统计报表短期

CK13会计帐簿序号类目名称保管期限

　1、涉及外事会计帐簿永久

　2、总帐长期

　3、预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐）短期

　4、预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐）短期

　5、学校专项基金帐簿短期

　6、日记帐短期其中：现金、银行存款日记帐长期

　7、固定资产明细帐（卡片）短期（固定资产报废清理后保管五年）

  CK14会计凭证序号类目名称保管期限

　1、涉及外事的会计凭证永久

　2、预算内各种原始凭证、记帐凭证短期

　3、预算外各种原始凭证、记帐帐单短期

　4、学校基金各种原始凭证、记帐凭证短期

　5、银行存款余额调节表短期

　6、会计拨款凭证及其他会计凭证短期

　7、银行对外帐单短期

　8、涉及债权、债务及未清理完毕的凭证长期

CK15工资清册序号类目名称保管期限

　1、工资发放名册、卡片永久

　2、工资转移、证明、通知存根长期

　3、各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等短期

外事类档案归档范围和保管期限表

WS11综合序号类目名称保管期限

　1、上级关于外事工作的文件材料长期

　2、学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等长期

　3、外事工作统计报表等永久

　4、外事工作会议材料长期

WS12出国（境）序号类目名称保管期限

　1、上级对出国（境）人员的有关文件材料长期

　2、国际学术会议论文长期

　3、投寄国外的学术论文长期

　4、出国（境）人员考察、访问材料长期

　5、出国（境）讲学、研究人员有关材料长期

　6、出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各种证书（影印件）永久

　7、国际比赛、竞赛长期

  WS13来校序号类目名称保管期限

　1、上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件长期

　2、外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料长期

　3、外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料永久

　4、来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料长期

　5、国际比赛、竞赛长期

WS14国际合作与会议序号类目名称保管期限

　1、中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录永久

　2、本校完成的国际合作项目、成果等材料永久

　3、合作项目中国外单位完成项目、成果等材料长期

　4、授予外籍人员名誉称号的材料永久

　5、双方互赠的礼品、纪念品长期

　6、国际会议的有关材料长期

  WS15外国留学生工作序号类目名称保管期限

　1、录取审批材料永久

　2、学籍登记表、学籍卡片永久

　3、教学计划、大纲、安排长期

　4、学习情况、成绩及评语永久

　5、学位论文及学位证书复印件长期

　6、学生名册永久

　7、学生去向及有关材料长期

出版类档案归档范围和保管期限表

CB11综合序号类目名称保管期限

　1、上级有关编辑出版工作的文件长期

　2、上级召开的编辑出版工作会议文件短期

　3、本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录永久

　4、本校编辑出版工作规章制度、统计报表永久

　5、编辑出版部门管理形成的文件材料短期

  CB12-15出版物项目序号类目名称保管期限

　1、编辑出版合同、协议书长期

　2、出版请示和批复长期

　3、原稿（含照片、手迹原件）或复印件（退还作者后应有原稿签收单）长期

　4、各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件长期

　5、封面设计图样、重要人物的题词手迹等材料永久

　6、出版通知单、书刊、音像出版物清样样品永久

　7、出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单短期

　8、获奖或受查处情况的文件材料长期

　9、有参考价值的读者来信、重要评论短期

　10、再版修改意见短期

仪器设备类档案归档范围和保管期限表

SB11综合序号类目名称保管期限

　1、上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件长期

　2、本校仪器、设备管理的规章制度长期

　3、设备工作计划、报告、总结、调查材料长期

　4、本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案长期

　5、本校仪器、设备移交清册及设备报废，调拨报告和批复长期

　6、本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料长期

SB12仪器设备项目序号类目名称保管期限

　1、申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）长期

　2、上级或主管领导批复和准购批示长期

　3、定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等长期

　4、进口设备过程中有关的技术商务文件长期

　5、开箱记录及装箱单长期

　6、安装、调试记录和双方签字移交文件，保修单长期

　7、验收报告及文件材料长期

　8、索赔来往函件及结果文件长期

　9、设备说明书及全套随机文件材料与设备共存

　10、使用、检修、故障事故记录（设备履历书）与设备共存

　11、重大事故的调查分析及处理意见与设备共存

　12、技术改造和开发过程中形成的技术文件材料与设备共存

声像档案归档范围

  　　1、泉州师院召开的重要会议（如党代会、团代会、职代会、工作会议、专题会议、表彰会议等）形成的声像材料；

  　　2、国家、省、市等上级机关党政领导人视察、检查本校工作形成的声像材料；

  　　3、本校主要领导人检查工作形成的声像材料；

  　　4、本校名称牌匾的照片；

  　　5、反映本校不同时期的历史基本情况的录音、录像材料；

  　　6、本校举行的重要集会和重大纪念、庆祝活动形成的声像材料；

  　　7、本校的重要文体活动、技术比赛、表演、培训、展览等形成的声像材料；

  　　8、本校历届主要领导人及省级以上模范、标兵的照片；

  　　9、本校荣获的地、市级以上机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书的照片；

  　　10、本校重大科技发明、荣获地、市级以上奖励的科研课题、名优产品所形成的声像材料；

  　　11、校发生过的重大自然灾害、重大事故、重大事件的现场照片、录像带等；

  　　12、反映本校变化和基建工程的基地原貌、奠基仪式、竣工落成典礼、交付使用的声像材料；

  　　13、本校在外事活动中（包括出国考察、参观、访问等）形成的声像材料；

  　　14、外宾来校参观、访问、考察、洽谈等活动形成的声像材料；

  　　15、国内外著名专家、学者、知名人士、英雄、模范人物来本机关、单位讲学、报告时形成的声像材料；

  　　16、本机关、单位举行的重大学术活动和科技人员参加国内外重大学术活动或被授予荣誉称号所形成的声像材料；

  　　17、其他具有特殊意义和保存价值的声像材料。

教职工及学生档案归档范围

  　　1、在干部人事工作和学生工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料。

  　　2、自传和属于自传性质的材料。

  　　3、考察、考核干部和学生工作中形成的有关材料：民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料，定期考核材料，年度考核登记表，鉴定材料，后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。

  　　4、审计工作中形成的有关材料：主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料，离任审计考核材料。

  　　5、国民教育、成人教育、党校、军队院校学生登记表，考生报考表，学习成绩表，毕业生登记表，鉴定表，授予学位的材料，学历证明书；培训结业成绩登记表，学习鉴定、学员思想小结（结业），博士后研究员工作期满登记表等材料。（以学生为主）

  　　6、评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：专业技术资格考试成绩合格登记表，评审高级专业技术职务人员情况简表，业务自传，评审专业技术职务任职资格评审表，聘任专业技术职务评审表，套改和晋升专业技术职务审批表等材料，工人技术等级岗位考核审批表。

  　　7、创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录。

  　　8、政审工作中形成的材料：调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料；甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

  　　9、更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请、组织审查报告有所依据的证明材料、上级批复等材料。

  　　10、党、团组织建设工作中形成的有关材料：
  （1）中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书（1-2份系统、全面的）、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；党员登记表，民主评议党员组织意见、登记表；整党工作中不予登记的决定、组织意见；民主评议党员中认为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的语句材料；取消预备党员资格的组织意见（记载组织意见的入党志愿书可收集归档）；退党材料；
  （2）中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表，退团材料；
  （3）加入民主党派的有关材料。

  　11、表彰奖励活动中形成的有关材料：劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖（含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖）、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批（呈报）表，先进事迹材料、先进事迹登记表，立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。

  　12、纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料，法院判决书，复查甄别报告、决定（结论），上级批复等。

  　13、干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料：干部任免审批表（包括所附的考察、表现情况材料）；调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料；公务员过渡登记表，战士入伍、退伍审批表、授予（晋升）军（警）衔审批表、转业鉴定、定级定工作材料，退（离）休审批表等材料。录用和聘用干部工作中形成的有关材料：报考登记表和录用审批表，考察材料，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，考核考察材料，续聘、解聘和辞退材料，辞离职审批材料，招工审批表，劳动合同、解除劳动合同、毕业生分配报到证等材料。

  　14、办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈批表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。

  　15、办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料：因公出国（出境）审批表、备案表，在国外表现情况材料或鉴定材料，因私出国（出境）审批表等材料。

  　16、党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党代表会议工作中形成的有关材料：代表登记表、委员简历、政绩材料等。

  　17、健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用教职工调动体检表和毕业生分配工作体检表等材料。

  　18、办理丧事形成的有关材料：悼词、生平、报纸报道消息、讣告，非正常死亡的调查报告及遗书。

  　19、领取《独生子女证》登记表。

  　20、其他对考察了解使用教职工有参考价值的材料。

泉州师院不归档的文件材料的范围
  　　　　　　（以下不归档材料，如认为必要，也可自行作资料暂存，不必移交档案室）

一、党政管理类不归档的文件材料：
  　　1、上级机关普发供参阅，不办的文件材料。
  　　2、上级机关发来供工作参考的拆件。
  　　3、上级机关征求意见未定稿的文件。
  　　4、重份文件。
  　　5、无查考利用价值的事务性、临时性文件。
  　　6、未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件，电报草稿，一般文件的历次修改稿，（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。
  　　7、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。
  　　8、无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问、一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信。
  　　9、学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文，介绍信等。
  　　10、本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料。
  　　11、为参考目的从各方面收集的文件材料。

  二、教学类不归档的文件材料
  　　1、上级有关教学的普发的（非专指高校），不办文件。
  　　2、上级有关教学的未定稿的文件。
  　　3、重份文件。
  　　4、无查考利用价值的事务性、临时性文件。
  　　5、非录属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件。
  　　6、校内其他单位发来的文件。
  　　7、与校外单位交换来的材料。

  三、科研类不归档文件材料
  　　1、上级有关科研的普发的（非专指高校）不办的文件。
  　　2、上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同，协议书。
  　　3、未按科研程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目。
  　　4、重份文件。
  　　5、无查考利用价值的事务性、临时性文件。
  　　6、非录属单位抄送不办，也无参考价值的文件。
  　　7、校内其他单位发来的文件。
  　　8、与校外单位交换来的材料。

  四、基建不归档文件范围
  　　1、上级普发（非专指高校），不办的文件。
  　　2、正式施工前的草图，不定型图纸。
  　　3、重份文件和重份图纸。
  　　4、无查考价值的临时性，事务性文件。

  五、设备类不归档文件材料
  　　1、上级普发、不办的文件。
  　　2、未定稿的管理性文件材料。
  　　3、未生效的合同协议书。
  　　4、重份文件，校内单位发来的文件。
  　　5、无查考价值的一般性函件。
  　　6、仪器设备广告、宣传材料、定货会，展销会宣传品。

  六、出版工作不归档的文件材料
  　　1、上级有关出版的普发（非发指高校）、不办的文件。
  　　2、未生效的合同、协议书。
  　　3、不退、不用的稿件，非定稿的稿件。
  　　4、重份文件及校内单位发来的文件。
  　　5、无查考价值的事务性、临时性的函件。
  　　6、校外单位交换来的材料。

  七、财会工作不归档文件材料
  　　1、上级有关财务的普发性（非专指高校）、不办的文件。
  　　2、未定稿的文件。
  　　3、重份文件及校内其他单位发来的文件。
  　　4、未生效的合同、协议、单据。
  　　5、无查考利用价值的一般性、临时性文件。
  　　6、与校外单位交换来的材料（可作资料保存）

  八、声像
  　　1、不能反映本校工作、活动的声像材料。
  　　2、音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料。
  　　3、重份声像材料。

泉州师院档案实体分类办法

　　根据国家教委《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》、中组部关于《干部人事档案材料的分类》和《整理干部人事档案工作程序》，结合我校档案的内容、特点、形成规律及具体情况，特制定本分类办法。

  1、综合档案的分类办法

  1.1档号的编制

  1.1.1档号编制原则

  　　 档号是存取档案的代号、排架的依据。反映了我校档案的分类体系和档案的物理位置。因此档案号必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一全宗号内的档案不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随意变动；发挥排架、检索的双向功能。

  1.1.2档案号结构

  　　档号包括全宗号、年度号、分类号、案卷号四个部分。

  1.1.3档案号的模式

  　　档案号的模式采用分段开放型编号方法。即：

  　　全宗号+年度号+分类号+案卷号

  1.1.4档号的标识

  　　档案号的标识采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号之间用连接符号“-”连接。即
  　　例如：1.1.4.1全宗号
  　　我校档案有五个全宗，即泉州师专、泉州教育学院、泉州师范学校、南安师范学校、泉州师院六个全宗。具体标识见表一：
  　　表一
  　　代号名称1泉州师专2泉州教育学院3泉州师范学校4南安师范学校5泉州师院

  1.1.4.2年度号

  　　由四位阿拉伯数字组成。

  1.1.4.3分类号

  　　由一、二、三级类目代号组成，见1.2“类目的设置与标识”。

  1.1.4.4案卷号

  　　案卷号以所选的分类号中最下位类目的顺序编流水号。由2位阿拉伯数字组成。

  1.2类目的设置与标识

  　　 一级类目是本校档案实体分类的最高层位。根据本校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十个一级类目。类目的标识采用名称主词的汉语拼音的第一个字母。

  　　二、三级类目是对上一级类目的细分。其标识，采用“双位制”。分别为11，12，…99，但10，20，…等带“0”的数字不用。具体标识见表二：

  　 　表二

  　 一级类目二级类目三级类目备注代号名称代号名称代号名称DQ党
  群
  类11
  12
  13
  14
  15
  16
  17
  18党群综合
  纪检
  组织
  宣传教育
  统战
  工会（妇女工作材料入此）
  团委（学生社团材料入此）
  党校XZ行
  政
  类11

12

13
  14
  15
  16
  17
  18行政综合（校友会材料入此）
  人事（离退休工作材料入此）
  监察审计
  武装保卫
  总务
  档案、图书、文博
  质量管理
  学生工作JX教
  学
  类11

12
  13
  14

15
  16
  17教学综合（学生运动会、教学成果评奖材料入此）
  学科与实验室建设
  招生
  学籍管理（学生奖惩材料入此）
  课堂教学与教学实践
  学位
  毕业生KY科
  研
  类11
  12
  13教材
  综合
  国家、部、省级项目校级项目SB仪
  器
  设
  备
  类11
  12
  13
  14
  15
  16
  17综合
  仪器仪表
  机电设备
  电子设备
  印刷机械
  卫生医疗设备
  其它设备（文体设备等）CB出
  版
  类11
  12
  13
  14
  ［15］综合
  报纸
  刊物
  书稿
  音像［15］按音像载体档案保管要求分类管理WS外
  事
  类11
  12
  13
  14综合
  出国
  来校
  董事会CK财
  会
  类11
  12
  13
  14
  15
  综合
  会计报表
  会计帐簿
  会计凭证
  工资清册
  （奖金、助学金、入此）

  1.3档案的实体排架

  　　按一级类目——年代纵向排列。

  　　从维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限。但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可将永久、长期的排在前面。

  2、声像载体档案的分类方法

  　　声像载体档案主要包括照片、录音带、幻灯片、磁盘、影视胶片、软盘、光盘、U盘等不同载体的文件材料。由于其载体类型和幅面尺寸不同，保管要求不同，拟按载体类型分类并单独编号排架，同时注明与相应载体档案的参照号。

  2.1编号模式为：

  　　年度号+声像档案代号+载体代号+保管单位号

  2.2标识方法为：

  　　 年度以声像档案形成的自然年度，由四位阿拉伯数字组成，声像档案代号SX，保管单位号依不同载体形式编流水号。声像档案载体名称与代号见表三。

  　　表三声像档案载体

  　　 代号名称11照片12录音带13录像带14幻灯片15磁盘16胶片17光盘18U盘19其它2.3实体排架
  按载体类型、规格分别编制的文件号排架。

  3、人事档案的分类编号方法与存放

  3.1人事档案的分类

  第一类履历材料；

  第二类自传及属于自传性质的材料；

  第三类鉴定、考察、考核材料；

  第四类学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料；

  第五类政审材料；

  第六类参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；

  第七类奖励材料；

  第八类处分材料；

  第九类录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；

  第十类其它可供组织上参考有保存价值的材料。

  3.2人事档案的排架

  　　教职工档案按姓名的拼音字母次序排列，学生按专业、班级学号顺序排列。

泉州师院档案管理制度

文件材料归档制度

  　　一、凡是记述和反映我校职能活动和历史面貌的具有保存价值的各种文字、图表、声像等载体的文件材料均应归档，包括党、政、工、团、教务、总务、财务、人事、保卫、基建等工作中形成的文件材料。任何部门或个人不得分散保存或据为己有。

  　　二、归档的文件材料应按归档范围收集完整、齐全，并按自然形成规律进行分类、整理、立卷内文件材料不短缺、不遗漏、不重复。

  　　三、归档的文件材料必须符合要求，规格统一，严禁使用红色墨水、纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔、复写纸、复印件、保证字迹清晰牢固耐久，不断提高案卷质量。

  　　四、凡是归档的案卷、卷面、卷内目录、备考表等项内容必须填写正确、规范，标题简明确切，“三孔一线”装订整齐、牢固、美观，不适合装订的文件、图纸、等要折叠整齐、编写件号与页号。

  　　五、归档时间：党政管理档案和其他能按自然年度立卷的档案，应在次年第一季度前归档，按教学年度归档的档案，应在次年寒假以前归档，科研成果档案，应在项目完成，组织鉴定后两个月内归档，设备档案应在开箱验收时登记档案。

  　　六、严格履行交接手续，交接目录一式两份，交接双方要逐卷逐件检查、清点，签字验收。

  档案保管制度

  一、档案是历史的记录，国家的财富，所有公民都有保护档案的义务，档案工作人员要切实负起责任，管理好档案。

  二、库房里的档案要登记在册，集中箱柜存放、进行科学分类，系统排列、编号、逐步实现档案管理的科学化、现代化。

  三、加强档案库房管理，库房内严禁烟火，配备设施加强防患，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温等，确保档案的安全，延长档案的寿命。

  四、定期检查档案保管情况，对破损或变质档案及时进行修补、复制或作其他技术处理，保证档案的完整安全。

  五、建立档案登记统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。

  六、档案库房由专人保管、闲散人员不得擅自带入库房、档案人员调动工作时，必须在离职前办好手续。

档案保密制度

  一、档案工作人员要认真贯彻执行《国家保密法，严格遵守保密守则》，严守国家机密。

  二、入库档案均要根据国家《档案法》和《保密法》的有关规定，确定密级，变更密级或解除密级。

  三、保密档案的查阅，摘抄和利用必须经分管档案的校办主任同意，必要时经校长审查批准。

  四、借阅档案人员必须遵守保密守则，严守档案机密，不得随意传播档案机密。

  五、不准把机密级文件和档案材料擅自带出档案室。

六、档案工作人员不得私自摘抄档案内容或以个人关系提供档案材料，不在任何场合谈论人事案卷等保密性
  档案内容。

  七、定期检查档案保密情况，发现泄密，应及时报告有关部门领导，追究原因，并采取有效措施防止类似问题的产生。

  八、非档案工作人员，不准随意进入库房，确因工作需要必须进入库房者，须经档案室负责人同意，办理登记手续，由专职人员陪同进入，并注明出入库房时间。

档案利用制度

  一、档案人员要熟悉所藏档案的情况，编制各种检索工具，方便查找，提高利用效率。

  二、本校教职工查阅档案时，应先填写“查阅档案登记簿”，外单位查阅档案必须持所在单位的介绍信，注明利用者的身份和利用档案的目的与范围，经档案部门负责人同意后，方可查阅，涉及重大问题和机密的，要报请校领导批准。

  三、查阅档案时，要爱护档案，严禁随意拆卷、涂改、圈划、撕毁，要保证档案的安全整洁。

  四、利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》留室存查。

  五、档案一般不外借，因特殊需要，须经负责人同意才能借出，借出时间一般不超过一个星期，到期仍需使用者，应办理续借手续。

  六、借阅者不得随意复制、摘录档案资料，因工作需要复印、摘录时，应事先征得档案室同意，并按规定将内容登记备查。

  七、对借出的档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学校按规定严肃处理。

  八、档案工作人员要充分发挥本校优势，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，定额跟踪服务，提高其社会效益和经济效益。


档案鉴定制度

一、鉴定档案的保存价值，要根据国家有关档案保管期限规定，坚持全面、历史和发展的原则，对照本校档案的保管期限表，对档案进行鉴定，准确判定档案的存毁。

  二、综合档案应根据有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。

  三、在分管校长的领导下，档案部门与有关部门成立鉴定小组，以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册经分管校长批准后，方可存毁。

  四、销毁档案时，必须有两人鉴销，并在销毁清册上签字。

  五、销毁档案的报告和“销毁清册”应长期保存。泉州师院档案库房管理规定
  　　1、非本馆工作人员，不得进入档案库房。
  　　2、认真做好防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫鼠、防有害生物等“八防”工作。
  　　3、每天记录库房的温、湿度的调节情况。应尽量保持库房的温度为14℃-24℃（±2℃），相对湿度为45%-60%（±5%）。
  　　4、对库房档案每年进行一次核对工作，并做好核对记录，发现破损、褪变的纸质档案要及时修补或复制。
  　　5、坚持库房检查制度，防止不安全因素和失、泄密现象发生，发现异常情况应及时采取措施，确保档案安全。
  　　6、坚持值班制度，工作人员应在下班前关好门窗，切断电源。值班人员应检查门窗是否关严上锁。
  　　7、档案工作人员调动工作时，必须办理档案移交手续。
  　　8、做好库房的卫生工作，保持库房的整洁。

泉州师院档案馆安全防火规定

  1、非本馆人员，不得进入档案库房。
  2、严禁携带易爆物品进馆。
  3、备有足够数量的灭火器材并会使用。
  4、严禁在馆内使用明火加热器。
  5、严禁在档案馆内抽烟。
  6、坚持库房检查制度，定期检查消防安全设施，发现隐患，立即处理。
  7、做好节假日期间的值班工作，严格岗位责任制，做到离岗时及时切断电源。
  8、馆长负责本馆的安全工作，责任到人，依法落实各项安全措施。


泉州师院档案保密规定

  1、为做好我校档案的保密工作，防止失、泄密现象发生，档案管理人员和利用档案的人员都必须严格执行党和国家保密规定。
  2、档案管理人员不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得将档案私自带出档案馆或私自借给他人。
  3、档案管理人员应严格执行保密档案查借阅审批手续，如需要复制、复印的，必须按我校有关复制国家秘密载体管理规定执行。
  4、档案管理人员和利用档案的人员不得在公共场所随意谈论涉密档案的内容，不得随意记录机密档案的内容。
  5、对违反保密制度造成失、泄密事件的单位和个人，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》第二十四条规定给予处罚。


泉州师院档案查（借）阅暂行规定

  第一条本校教职工因工作需要查阅档案，凭单位介绍信或本人有效证件，方可查阅。

  第二条查阅档案时，应履行审批手续，具体规定如下：

  一、党委、校长办公室会议记录，须经党委书记、校长签字批准。

  二、党政类档案，须经党政有关部门负责人同意，档案馆馆长批准。

  三、人事档案须由中共党员干部查阅。查阅副教授（含相应职称）或副处级以上干部人事档案须经组织人事
  部门负责人同意，档案馆馆长批准。查阅其它教职工人事档案须经查阅单位负责人同意，档案馆馆长批准。

  四、绝密级科研档案，一般限于该项目工作人员查阅。其它人员查阅，须经本项目负责人和科研主管部门负责人同意，档案馆馆长批准。

  五、财务档案，须经财务处处长同意，档案馆馆长批准。

  六、出版类专家审稿意见，须经编辑部主任同意，档案馆馆长批准。

  七、基建、产品、仪器、声像档案须经查阅单位负责人同意，档案馆馆长批准。

  八、外单位查阅档案，须凭单位介绍信，并经查文件单位负责人同意，档案馆馆长批准。

  九、学籍成绩，须凭个人证件查阅。

第三条档案资料一般只限在档案馆查阅，不外借。确因工作需要外借者，须经档案馆馆长批准。并在批准期限内归还。

  第四条查（借）阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，不得私自抄录，不得任意扩散和传播档案内容。严禁涂改、污损、抽拆、转借，违反者视情节轻重报学校规定处理。

  第五条任何个人不得查阅或借用本人及亲属的人事档案。

  第六条阅档者必须认真填写查（借）阅档案登记表，并积极提供利用档案效果情况。

  第七条校外单位和校内个人非工作需要查阅档案，应遵守有偿服务办法。泉州师院档案鉴定销毁程序

  1、档案馆会同有关处（室）对保管期满的档案进行鉴定。

  2、档案馆对已失去保存价值的档案进行造册登记，经有关专业处（室）负责人签字同意后，报校档案鉴定委员会鉴定。

  3、校档案鉴定委员会（主任、副主任及有关专业委员）研究决定档案的留存，应销毁的档案，经与会全体委员签字同意后，报该专业分管的校领导批准。

  4、档案馆负责将应销毁档案送泉州保密委员会指定的地点销毁，并将销毁目录和批件存盘。

  5、在收到国家档案行政管理部门所规定的新办法后，本办法停止执行。


综合档案室岗位职责

  1、贯彻执行国家和上级机关关于档案工作的方针、政策、法令和规定，规划全校档案工作。

  2、制定本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。

  3、负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管、提供利用各种档案资料。

  4、参加基建工程竣工、科研成果评审鉴定和仪器设备开箱的文件材料验收工作。

  5、编制检索工具和编辑档案参考资料，积极开发各种档案信息资源。

  6、负责全校档案工作人员的业务培训。

  7、开展档案宣传工作和利用者教育活动，提高全校教职工的档案意识。

  8、开展档案学术研究和交流活动。

  9、参加档案信息工作的整体化建设，互相协作，进行档案信息交流。

  10、完成校领导交给的其他工作。


档案人员岗位责任制

  1、认真学习贯彻执行《档案法》及有关档案工作规章制度，忠于职守，遵守纪律，依法治档，确保档案的集中统一管理。

  2、收集、整理、保管和统计本校的各类资料，按规定办理档案的移交手续，积极收集档案，不断丰富馆藏。

  3、热情接待查阅人员，并采取多种手段，充分发挥档案的信息资源，及时地为教学、科研、党政管理等提供
  服务。

  4、加强档案的管理和保护技术业务学习，严格执行档案库房的管理规定，保持库房清洁，做好防盗、防虫、防光、防潮、防尘、附高温工作，确保档案的完整与安全。

  5、参加本单位与档案工作有关的活动，特别是成果鉴定，项目总结，工程竣工验收和设备开箱等活动，以保证档案的齐全和及时归档。

  6、负责协调、组织、指导各部门及兼职档案员开展档案工作，定期深入各处、室、二级学院对各部门文件材料的归档工作进行指导和监督。

  7、编制各种检索工具和专题目录，开展档案文献的编篡工作。

  8、自觉接受上级业务部门的指导，监督和检查，积极完成校领导交给的各项任务。

  9、建立检查、考核和评估制度，对在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的，给予奖励，对玩忽职守造成档案损失的给予行政处罚，情节严重者，依法追究责任。

兼职档案人员岗位责任制

  1、热爱本职工作，认真学习档案业务知识，熟悉部门专业工作，不断提高管理水平。

  2、努力按照档案工作的规定，做好各类文件材料的形成，积累、立卷、保管工作，保证案卷质量，维护文件材料的完整、准确、系统。

  3、按照档案管理规定，提出保管期限，划出密级，当年的文件材料，在次年的上半年内及时向综合档案室移交。

  4、认真做好各部门各类文件的利用与保密工作。

  5、积极参加档案工作会议及学习、交流等活动。

  6、声像档案在各项活动结束后，负责及时收集、整理、附上文字说明；向综合档案室移交。

7、档案工作列入兼职档案员年终考核内容，并作为晋升和评先进的依据之一。泉州师院档案管理操作规程


泉州师院档案收集、整理、归档工作操作规程

泉州师院档案保管工作操作规程

泉州师院档案利用工作操作规程

人事档案工作操作规程

泉州师院各部门档案管理考核标准

编号考核项目与考核内容分数考核办法及说明自评

  得分考核

  得分备注

  　1、管理体制30

　1.1　明确分管领导,并纳入领导议事日程,解决实际问题10查分管领导岗位职责,部门会议记录等文件,无分管领导扣6分,有分管领导,但无材料说明扣2分

　1.2　档案工作实行计划管理6档案工作列入本部门学期计划(或年度)得5分,制定档案工作计划得1分

　1.3　档案管理有专人负责5 人员配备与工作不相适应扣1—5分

　1.4　档案管理制度纳入部门有关管理制度之中,并加以落实5查有关文件与制度实施记录

　1.5　档案完整、准确、系统有控制措施4文件材料的形成、积累、整理、归档工作列入单位有关人员的责任制，纳入部门有关工作程序

 　　2　　设施、设备10

 　　2.1　有符合标准的档案装具5档案柜架规范并满足档案数量要求得2分，案卷装具符合国家标准要求得3分

　　2.2　档案安全保护措施5达到防火、防盗、防虫、防潮、防高温、防尘、防光、防有害气体的要求

　　2.3　现代化管理设备2运用计算机技术管理文档

　　3　　业务建设60

　　3.1　收集工作10各项工作形成的业务资料、按规定由专人管理，上年度业务材料归率达100%

　　3.2　归档文件制成材料符合质量要求10查档案材料。有圆珠笔、铅笔字迹扣1—5分，纸张质量不符合要求扣1—5分

　　3.3　整理规范10查案卷(1)遵循文件材料形成规律。保持卷内文件材料系统得2分；(2)卷内文件排列有序,并按要求编号得3分;(3)卷内目录、各考表填写规范、清晰得3分;(4)卷内文件整齐、无金属装订物得2分

　　3.4　档案保护采取措施5档案无霉变、虫蛀、褪色等现象得5分

　　3.5　提供利用5(1)档案负责人熟悉本部门档案情况及相关业务得3分;(2)积极向部门领导人和有关业务人员,提供档案信息得1分;(3)调卷迅速、准确、查全、查准率达95%以上得1分

　　3.6　档案移交工作20(1)按规定及时间综合档案室移交档案得10分;(2)撤、并机构及时交接得5分;(3)工作人员因调动、退休等原因离开岗位有办理业务资料交接手续的得5分中华人民共和国档案法