由于档案价值具有多维性、潜在性、相对性特点，因此评估档案材料的质量从整体上讲有两个方面：一是内容质量，二是案卷质量。内容质量是评估档案的内在质量，主要指评估档案所记录的信息和说明的情况及档案内容的可靠程度；案卷质量是评估档案的外在形式，主要指评估档案材料的完整性、系统性和规范化程度，它在一定程度上影响评估档案材料的内在质量，因此，如何提高评估档案材料的质量，确保评估档案材料能够满足评估工作多角度、多层次、多方面的需求，充分发挥评估档案材料的凭证、依据、参考和宣传教育功能，应处理好三个关系，即数量与质量的关系、原始性与针对性的关系、统计性与有效性关系。

　　一、数量与质量关系。评估档案材料的丰富和优化取决于数量与质量的辩证统一，数量是质量的基础，质量是数量的目的，评估档案材料数量较少，或者只收集一些零散杂乱和查考利用价值不大的档案材料，就谈不上档案的质量，只有评估档案材料十分丰富且鉴选得当，才能组织起丰富多样又具特色、既有丰富数量又有优良质量的评估档案体系。评估档案材料的收集整理应从学校根本利益出发，把好材料形成关和接收关，对评估档案材料进行审查和挑选，对不符合归档要求的，没有查考价值和法律效力的档案材料，应剔除或返回职能部门，做到“少而精”，少而精的实质是精，必须以“从整体上衡量档案价值”作为衡量基础，唯有此，才能达到优化的目的，达到数量与质量的统一。

　　二、原始性与针对性的关系。即应处理好评估档案的广度与深度的关系，根据评估指标内涵的要求，应挑选能直接体现评估指标内涵的针对性强的原始材料，使评估档案材料具有综合性和典型性，能具体说明和反映高校在评建过程中发生的变化和效果，原始性和针对性两者兼顾，互相配合，避免针对性、关键性的材料和数据淹没在大量可有可无的原始材料之中，产生信息冲淡效应。特别是那些内容不准确，不能说明和体现本科教学的实际情况或难以正确反应教学工作实际情况、可能起负面作用的、使评估人员在查阅档案过程中发生导向性错误的原始材料，应避免归入评估档案材料之中。由于在教学、科研、管理中没有随时注意材料的形成和归档，到检查验收时才发现原始材料残缺不全（如文件材料有的缺少附件，有些材料底稿没有领导签发，没有成文年、月、日，没有中间过程和结果材料，日常会议、专题会议没有会议记录，有些统计数据材料没有制表人及单位负责人签字盖章等现象），即使突击性的事后补齐材料，由于它是随意性较明显的不规范管理行为，可能带来诸多质量隐患，影响了档案的原始性、真实性和有效性。因此，重视原始材料的形成、积累和集中是评估档案整理的生命线。

　　三、统计性与有效性关系。统计性评估档案材料是一种系统汇集记录学校本科教学工作某一领域或某一方面基本数量状况的档案参考资料，是对原始性材料内容进行深度加工整理的结果，其形式一般为表格式或排列式的具体数据，这些数据一般都是对档案内容中有关数据的摘抄、计算与综合，能更直接、更深入地说明本科教学工作的特征和规律，具有较强的针对性和可靠性，但由于属于第二手资料，可靠程度不如原始性材料高，因此，一方面，统计材料应与原始性材料互相补弃、互相印证，才能增强统计性档案材料的有效性；另一方面，评估档案材料应进行系统全面的加工整理，深入分析档案材料反应什么事实，说明什么问题，有什么规律，是否反映了学校本科教学、科研等真实面貌，通过分门别类、排序组合，编制序号和目录，提高评估档案材料的统计性水平，使评估档案材料能迅速检索和有效利用，体现档案的价值，发挥档案的作用。如果评估档案材料没有整理或只经过简单整理，就成了“死档案”，无法进行有效的利用。

　　总之，评估档案材料质量不容忽视，确保评估档案的“真实性、针对性、统计性、有效性”，是充分体现评估档案材料的价值，发挥评估档案材料作用的重要内涵。