各二级学院：

    为了确保学生档案完整、准确、系统和安全，维护学生的利益，根据我校学生档案集中统一管理的要求，请各二级学院在新生入学资格复查结束后，于2018年10月30日前将2018级本科新生档案和团关系材料汇总后移交学校档案馆，现将具体工作内容和要求通知如下：

一、本科新生档案

1、按教务处《关于做好2018级本科新生入学资格复查和学籍电子注册工作的通知》的要求审核档案，并填写《新生入学档案材料目录》；

2、对档案袋进行编号（将学号标在档案袋封面左上角），按专业、学号从小到大顺序整理，并附2份最新的学生名单；

3、填写《学生档案材料移交记录单》（见附件1），档案不完整或没交档案的要进行统计并说明原因，辅导员要审核、签名，二级学院要盖章；

4、各二级学院汇总后统一移交学校档案馆，同时提交《新生入学档案材料目录》；

5、还未来学校档案馆领取邮寄到校的2018级本科新生档案的二级学院派人领回审核后再移交；

6、江苏、江西、广西等3个省份的新生除了教务处提供的高考报考档案，还应补充高中三年的学籍档案；

7、及时通知档案不完整或没交档案的学生回原毕业中学补充完整并移交学校档案馆。

二、本科新生团关系材料

1、团员证和团组织关系介绍信不归档；

2、团关系材料不直接装入本科新生档案袋；

3、对团关系材料拆袋审核、编号（将学号标在入团志愿书封面左上角），按专业、学号从小到大顺序整理；

4、认真填写《新生团关系材料移交记录单》（见附件2），负责老师要签名、二级学院要盖章；

5、《入团志愿书》内各个栏目填写不完整（无入团介绍人意见或无支部大会决议或无上级相关审批意见或个人基本情况空白等）的退回补充完整后再移交学校档案馆。

附件：1.学生档案材料移交记录单.doc

           2.新生团关系材料移交记录单.doc  

         档案馆

            2018年9月27日