1

上级下达的有关教学工作的文件材料

长  期

2

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法

永  久

3

学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结

永  久

4

教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

长  期

5

非学历教育的培训班、进修班等材料

长  期

6

统计报表

永  久

7

学生运动会材料

长  期

1

上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料

长  期

2

学科、专业、实验室等的论证、评估、申报、审批等材料

永  久

3

重点学科、专业、实验室建设材料

永  久

4

学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料

长  期

5

学科、专业、实验室建设统计报表

永  久

1

上级有关招生工作的文件材料

长  期

2

招生计划、规定、生源计划

长  期

3

新生录取材料及新生名单

长  期

4

委培、代培、自费生等计划、合同及名单

长  期

5

招生宣传、招生工作总结

短  期

6

研究生入学考试试题及指导教师名册

长  期

1

新生入学登记表

永  久

2

学生学籍卡片

永  久

3

学生成绩总册

永  久

4

在校学生名册

永  久

5

学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学转学、退学）

长  期

6

学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）

长  期

7

学生处分材料

长  期

1

各专业制定教学计划、教学大纲

永  久

2

课程建设要求及安排，包括校历表，课程表

长  期

3

各系、科、专业课程试题库

长  期

4

典型教案、重要备课记录

长  期

5

教学实习计划、生产实习计划、总结及有关材料

短  期

6

社会调查、社会实践计划、总结及有关材料

短  期

1

上级有关学位工作文件材料

长  期

2

本校制定学位评定条例、办法及计划、总结

长  期

3

学位委员会会议记录、决定

长  期

4

学位委员会授予各层次学位清册

永  久

5

本科生优秀学士学位论文

长  期

6

博士、硕士研究生学位论文及评审材料

长  期

1

上级有关毕业分配的文件材料

长  期

2

毕业生工作计划、简报、总结

长  期

3

毕业生供需统计、计划、合同

长  期

4

毕业生正式分配方案及调配派遣名册

永  久

5

毕业证、派遣证存根领取签收册

长  期

6

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

长  期

1

自编、主编教材

长  期

2

各系各专业使用教材目录

长  期

3

自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集

长  期

4

其他有保存价值的自编参考资料

 短  期

1

本科生毕业论文及评审意见

长期

2

课堂教学材料、课程进度表等

短期

3

教师任课安排、教案

长期

4

优秀实习报告

短期

5

本专业教学检查材料、调查材料及总结

短期

6

教师工作量核算、登记材料

短期

1

科研行政管理文件材料

长  期

2

科研计划管理文件材料

长  期

3

科研成果管理文件材料

长  期

4

科研经费管理文件材料

长  期

5

申报科学基金及有关批复

长  期

6

学会工作（学术活动）材料

短  期

1

开题报告与课题调研论证材料

长  期

2

任务书、合同、协议书

永  久

3

课题研究计划、设计

长  期

4

计划执行情况、计划调整或撤销情况报告

短  期

5

课题投资和预决算材料

短  期

1

实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）

永  久

2

数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果等）

永  久

3

设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）

永  久

4

研究工作阶段小结、年度报告

长  期

5

配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等

永  久

6

样品、标本等实物的目录

永  久

1

研究报告、研制报告

永  久

2

论文专著

永  久

3

工艺技术报告

永  久

4

技术诀窍报告

永  久

5

专家评审意见

永  久

6

鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见）

长  期

7

鉴定证书

永  久

8

推广应用意见

长  期

9

课题工作总结

长  期

1

科研成果登记表

永  久

2

科研成果报告表

永  久

3

科研成果奖励申报与审批材料

永  久

4

科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件

永  久

5

专利申请书或证书原件或影印件

永  久

1

转让合同、协议书

永  久

2

生产定型鉴定材料

永  久

3

成果被引用或投产后反馈意见

短  期

4

推广应用方案及实施情况

长  期

5

扩大试生产的设计文件、工艺文件

长  期

6

成果宣传报道材料

短  期

7

对外学术交流材料

长  期

1

上级有关高校行政管理的综合性文件

长  期

2

全校性的规章制度

永  久

3

学校制定年度、学期工作计划、报告、总结

永  久

4

校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要

永  久

5

校务委员会委员名单、会议记录、会议纪要

永  久

6

全校性的工作会议、座谈会等文件

长  期

7

校领导在会上的重要讲话和参加校外会议时的发言稿

长  期

8

本校教育事业规划、计划已获上级批复

永  久

9

学校评估材料

永  久

10

教职工代表大会文件材料

长期

11

本校向上级的请示及其批复

永久或长期

12

本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷）

长  期

13

有关全校性工作的调查材料和经验总结

永  久

14

本校计划生育工作文件材料及领取独生子女证名册

长  期

15

学年报表及综合统计

永  久

16

启用印章的文件及印模

永  久

17

本校历史沿革、情况介绍

永  久

18

本校大事记、简报、信息、动态等

永  久

19

校史工作材料

永  久

20

校友工作材料

长  期

21

校庆工作材料

长  期

22

群众来信来访文件材料

长  期

23

普选工作材料

短  期

24

上级有关本院、所、中心的来文

长  期

25

院、系、所、中心会议记录、纪要、简报等

长  期

26

院、系、所、中心工作计划总结报告

长  期

27

院、系、所、中心等单位开展各种学术活动的文件

长  期

28

院、系、所、中心与国内单位协作的材料

长  期

28

院、系、所、中心统计年报及重要资料

长  期

1

上级机关有关人事工作的文件

长  期

2

本校制定了人事工作的规章制度

长  期

3

人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录等

永  久

4

关于机构、编制规划、计划报告及上级批复

永  久

5

关于校内机构设置、变化的文件材料

永  久

6

人事处权限内的干部任免文件及名册

永  久

7

表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料

长  期

8

处分教职工的材料和复查、撤销教职工处分的材料

长  期

9

教职工动态月报

长  期

10

师资培养、管理工作的计划、规定、总结

永  久

11

教师进修计划、安排、总结

长  期

12

教师工作量的规定及执行情况

长  期

13

教师业务考核材料

长  期

14

人事统计报表

永  久

15

教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表

永  久

16

教研室、研究室正副主任名册

长  期

17

教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）

长  期

18

教职工工资调整材料、名册

长  期

19

教职工转正定级材料

长  期

20

教职工校内调动材料

长  期

21

教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政关系、工资关系介绍信）

长  期

22

教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信等存根）

长  期

23

教职工援外和支援边远地区材料

短  期

24

教职工退职、离职和出国的有关材料

长  期

25

教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料

长  期

26

教职工退休后重新工作的材料

长  期

27

教职工福利工作

长  期

28

教职工商调的材料

长  期

29

使用临时工时提交有关材料

长  期

30

人民来信来访材料

长  期

1

上级有关监察、审计工作的文件

长期

2

本校制定的监察、审计工作方面的规章制度

长期

3

监察、审计工作计划、总结、调查报告

长期

4

监察、审计工作统计年报及重要报表

长期

5

关于教职工行政违纪处分的文件

长期

1

上级有关后勤管理工作的文件

短  期

2

本校后勤管理处及各科制定了规章制度

长  期

3

本校后勤管理工作计划、报告、调查材料

长  期

4

房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结

长  期

5

防震、防汛、三废治理工作的文件材料

长  期

6

爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件

长  期

7

师生员工健康状况调查材料及统计表

永  久

8

车辆工作的有关文件材料

短  期

9

伙食工作的有关材料

短  期

10

校园绿化工作的有关材料

短  期

11

水电工作的有关材料

短  期

1

上级有关档案、图书、博物馆等工作的文件

长  期

2

档案、图书、文博等规章制度

长  期

3

档案、图书、文博等工作计划、报告、总结等

长  期

4

档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报

永  久

5

档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料

长  期

6

档案馆指南、全宗介绍

永  久

1

上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存）

长期

2

本校党代会文件材料

（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。

（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等

（3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证；列席证及选票式样

永  久

长  期

短  期

3

本校党委会、常委会、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件

永  久

4

党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）

永  久

5

党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

永  久

6

以党委名义召开的工作会议材料

永  久

7

校党委和上级党委通过调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料

永  久

8

党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿

永  久

9

党委工作简报

永  久

10

党委大事记

永  久

11

党群系统启用印章的文件和印模

永  久

12

党群系统重要统计材料

永  久

13

党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复

长  期

14

党委有关保密、秘书工作的有关文件

长  期

15

重要的群众来信来访及处理材料

长  期

16

党委与有关机关联系、协商工作的来往文件

长  期

17

分党委、总支和直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表

长  期

18

分党委、总支、直属支部要提交党建工作及有关材料

长  期

19

分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料

长  期

1

上级关于组织工作的指示、决定、通知和简报

长  期

2

本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查等材料

永  久

3

本校关于组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知

永  久

4

落实政策的有关材料

长  期

5

干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等（包括经上级批准的，要附任免呈报表）

永  久

6

领导干部名册

永  久

7

总支、支部改选报告、审批材料

长  期

8

各党总支、支部委员名册

长  期

9

党员名册、党员统计年报表

永  久

10

关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格的文件材料

长  期

11

发展新党员、预备党员转正的名册

长  期

12

上级关于党校工作的文件

长  期

13

党校工作计划、总结、决定、报告

永  久

14

入党积极分子、党员、干部培训的材料

长  期

1

上级关于宣传工作的文件

长  期

2

本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结

永  久

3

教职工政治思想工作动态及调查材料

长  期

4

理论学习的决定、通知、计划、总结及声像材料

长  期

5

反映本校重大活动的剪报及图表

永  久

6

上级有关学生思想政治工作的文件

长  期

7

本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例

永  久

8

学生思想政治工作计划、报告、总结

永  久

9

学生思想政治工作典型调查材料和统计材料

长  期

10

关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件

长  期

11

各系学生政治工作人员名单

长  期

1

上级关于统战工作的文件

长  期

2

本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结

永  久

3

统战工作情况调查、典型材料、统计报表等

永  久

4

本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料

永  久

5

台、港、澳和侨务工作材料

长  期

6

各民主党派成员和负责人名册及有关材料

长  期

7

统战工作重要会议记录

长  期

1

上级有关工会工作的文件

长期

2

工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计等

永久

3

会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）

长期

4

表彰工会先进集体和个人的材料、名单

长期

5

处分会员的有关材料

长期

6

工会委员会会议记录、纪要

短期

7

基层工会干部名册

长期

8

会员名册

长期

9

妇女工作材料

长期

10

家属工作材料

长期

1

上级关于团的工作文件

长  期

2

本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）

永  久

3

本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）

永  久

4

团委制定工作计划、报告、总结及规章制度

永  久

5

团委工作典型调查材料、优秀团员的材料

长  期

6

表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料

长  期

7

处分团员的材料及复查材料

长  期

8

批准入团、离团材料及名单

长  期

9

团干部名单

长  期

10

团员名册

长  期

11

团委会议记录

长  期

12

学生会提交文件、材料

长  期

13

本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料

长  期

14

各分团委的有关材料

长  期

15

研究生会的有关材料

长  期

16

团委牵头进行的重大活动的有关材料

长  期

17

社团活动、勤工俭学、社会实践等有关材料

长  期

1

上级有关基建工作的文件

长  期

2

基建工作规章制度

长  期

3

基建工作计划、总结、简报

长  期

4

基建工作总体规划

永  久

5

基建工作年度（季度）总结、统计报表

永  久

6

基建工程财务预、决算

长  期

7

全校性总体规划、设计总平面图

永  久

8

水、电、气管道分布图

永  久

9

地质勘探、地形测量等材料

永  久

1

项目建议书及上级批复

永  久

2

可行性研究报告

永  久

3

项目评估

永  久

4

环境预测、调查报告

永  久

5

设计任务书及计划任务书

永  久

1

工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明

永久

2

地形、地面控制点建筑物、构筑物及重要设备的安装测量定位、观测记录

永久

3

水文、气象、地震等其他设计基础材料

永久

1

初步设计

永  久

2

技术设计

永  久

3

施工图设计

短  期

4

技术秘密材料、专利文件

永  久

5

设计计算书

长  期

6

关键技术实验

永  久

7

总体规划设计

永  久

8

设计评价、鉴定及审批

长  期

1

征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书

永  久

2

承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件

永  久

3

施工执照

永  久

4

环保三同时、消防、卫生等条件下签订水、电、气、暖供应协议书

永  久

5

产权证书、国有土地使用证

永  久

1

土地施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要

（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺等

（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定证明

（4）建筑材料实验报告

（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批

（6）土建施工定位测量和地质勘察

（7）土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图

（8）隐蔽工程验收记录

（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告

（10）分项、分单位进行工程质量检查、评定

（11）交工验收记录证明

（12）竣工报告、竣工验收报告

短  期

长  期

长  期

长  期

永  久

永  久

永  久

永  久

永  久

长  期

长  期

永  久

2

设备及管线安装施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用等审批

（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

（4）隐蔽工程检查验收记录

（5）强度、密闭性试验报告

（6）设备调试记录

（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

（8）系统调试、实验记录

（9）管线清洗、通水、消毒记录

（10）管线标高位置，坡度测量记录

（11）中间交工验收记录证明，工程质量评定

（12）竣工报告、竣工验收报告

短  期

长  期

长  期

长  期

长  期

短  期

长  期

长  期

短  期

长  期

长  期

长  期

3

电气、仪表安装施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审

（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用等审批

（3）调试、整定记录

（4）性能测试和校核

（5）施工安装记录，质量检查评定报告，事故处理报告

（6）操作、联动试验

（7）电气装置交接记录

（8）中间交工验收记录、工程质量评定记录

（9）竣工报告、竣工验收报告

短  期

长  期

长  期

长  期

长  期

短  期

短  期

长  期

长  期

1

竣工验收报告

永  久

2

全部竣工图纸

永  久

3

质量评审材料

永  久

4

工程现场声像材料

永  久

5

竣工验收会议决议文件

永  久

1

财务计划、年度计划

短  期

2

工程概算、预算、决算

永  久

3

主要包括材料消耗、器材管理等

短  期

4

交付使用的固定资产

永  久

1

技术准备计划

短  期

2

试生产管理、技术责任制

长   期

3

试车方案、产品技术参数、性能、图纸等

短  期 

4

设备试车、验收、运转、维护记录

长  期

5

安全操作规程、事故分析报告

长  期

6

技术培训材料

短  期

7

工业卫生、劳动保护材料

长  期

1

使用过程中发现的问题及处理结果

长  期

2

维修、改、扩建报告、批复及图纸

长  期

1

上级有关财务会计工作的文件材料

永  久

2

本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件

长  期

3

学校基金管理工作文件

短  期

4

有关财务管理方面的其他文件材料

短  期

5

会计移交清册

长  期

6

财会档案移交保管清册

永  久

7

财会档案销毁清册

长  期

1

决算报表（含基建综合决算）

永  久

2

预算会计报表

短  期

3

年度以上规划表、分配计划、测算材料等

长  期

4

年度及以上各种统计报表（含工资报表）

长  期

5

季度以下各种计划、统计报表

短  期

1

涉及外事会计账簿

永  久

2

总帐

长  期

3

预算内账簿（含明细账、分户账或登记账）

短  期

4

预算外账簿（含明细账、分户账或登记账）

短  期

5

学校专项基金账簿

短  期

6

日记账短期其中：现金、银行存款日记账

长  期

7

固定资产明细账（卡片）

（固定资产报废清理后保管五年）

短  期

1

涉及外事的会计凭证

永  久

2

预算内各种原始凭证、记账凭证

短  期

3

预算外各种原始凭证、记账账单等

短  期

4

学校各种原始凭证、记账凭证

短  期

5

银行存款余额调节表

短  期

6

会计拨款凭证及其他会计凭证

短  期

7

银行对外账单

短  期

8

涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

长  期

1

工资发放名册、卡片

永  久

2

工资转移、证明、通知存根

长  期

3

各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等

短  期

1

上级关于外事工作的文件材料

长  期

2

学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等

长  期

3

外事工作统计报表等

永  久

4

外事工作会议材料

长  期

1

上级对出国（境）人员的有关文件材料

长  期

2

国际学术会议论文

长  期

3

投寄国外的学术论文

长  期

4

出国（境）人员考察、访问材料

长  期

5

出国（境）讲学、研究人员提交有关材料

长  期

6

出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各种证书（影印件）

永  久

7

国际比赛、竞赛

长  期

1

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件

长  期

2

外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料

长  期

3

外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料

永  久

4

来校进修、短期培训研究的外籍人士应提交有关材料

长  期

5

5国际比赛、竞赛

长  期

1

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要等材料、备忘录

永  久

2

本校已完成的国际合作项目、成果等材料

永  久

3

合作项目中国外单位完成项目、成果等材料

长  期

4

授予外籍人员名誉称号的材料

永  久

5

双方互赠的礼品、纪念品

长  期

6

国际会议的有关材料

长  期

1

录取审批材料

永  久

2

学籍登记表、学籍卡片

永  久

3

教学计划、大纲、安排

长  期

4

学习情况、成绩及评语

永  久

5

学位论文及学位证书复印件

长  期

6

6学生名册

永  久

7

学生去向及有关材料

长  期

1

上级有关编辑出版工作的文件

长  期

2

上级召开的编辑出版工作会议文件

短  期

3

本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录

永  久

4

本校制定编辑出版工作的规章制度、统计报表等

永  久

5

编辑出版部门管理形成的文件材料

短  期

1

编辑出版合同、协议书

长  期

2

出版请示和批复

长  期

3

原稿（含照片、手迹等原件）或复印件（退还作者后应有原稿签收单）

长  期

4

各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件

长  期

5

封面设计图样、重要人物的题词和手迹等材料

永  久

6

出版通知单、书刊、音像出版物等清样样品

永  久

7

出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税等通知单

短  期

8

获奖或受查处情况的文件材料

长  期

9

有参考价值的读者来信、重要评论

短  期

10

再版修改意见

短  期

1

上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件

长  期

2

本校制定了仪器、设备管理的规章制度

长  期

3

设备工作计划、报告、总结、调查报告等材料

长  期

4

本校制定仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

长  期

5

本校仪器、设备移交清册及设备报废清册，调拨报告和批复

长  期

6

本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料

长  期

1

申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）

长  期

2

上级或主管领导批复和准购批示

长  期

3

定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等

长  期

4

进口设备过程中有关的技术商务文件

长  期

5

开箱记录及装箱单

长  期

6

安装、调试记录和双方签字移交文件，保修单

长  期

7

验收报告及相关文件材料

长  期

8

索赔来往函件及结果文件

长  期

9

设备说明书及全套随机文件材料

与设备共存

10

使用、检修、故障事故记录（设备履历书）

与设备共存

11

重大事故的调查分析及处理意见

与设备共存

12

技术改造和开发过程中形成的技术文件和材料

与设备共存