作者：王丹娜发布时间：2018-01-08点击数：

1  总 则

1.1  为了适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，提高工作效率，根据中华人民共和国档案行业标准da/t22—2000《归档文件整理规则》，结合本省实际情况，制定《福建省归档文件整理细则》（以下简称细则）。

1.2  本《细则》适用于全省各级机关、团体和其他社会组织在其职能活动中形成的，办理完毕的，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料的整理。

2  整理原则及质量要求

2.1  归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2.2  归档文件应齐全、完整、准确。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

2.3  整理归档文件所使用的收发室材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

3  整理方法

3.1  归档文件的整理以“件”为单位，一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文各为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。

3.2  归档文件分类采用年度-机构-保管期限；年度-问题-保管期限；年度-保管期限三种方法。分类方案应保持相对稳定。

3.2.1  年度-机构保管期限分类法应先按归档文件形成年度分类，在每个年度内，按单位内设机构设置类目，再根据保管期限分类。

3.2.2  年度-问题-保管期限分类法应先按归档文件的形成年度分类，在每个年度内，按问题设置类目，再根据保管期限分类。

3.2.3  年度-保管期限分类法应先按归档文件的形成年度分类，在每个年度内，按保管期限分类。

3.2.4  归档文件所属年度的区分，一般应以文件的签发日期（落款日期）为准。跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档；跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年整理归档。

3.2.5  用问题分类法时应参照单位内部组织机构的职能性质来设置类别，并保持其连续性。

3.3  归档文件按件用线装订。采用左侧装订的，应将左、下侧对齐；采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。

3.4  归档文件装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其它文本在后。

3.5  归档文件的排列方法，应在分类方案的最低一级类目内，按文件形成时间顺序排列。会议文件、统计报表、非诉讼案件等成套文件可集中排列。

3.6  归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页目端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、机构或问题、年度、保管期限、馆编件号等项目，其格式如图所示。归档章项目填写应严格按照图（略）所示顺序进行。加盖归档章时应尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。

3.6.1  全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。 

3.6.2  年度：填写文件形成年度。填写时以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如：1999。

3.6.3  保管期限：填写归档文件保管期限的简称或代码。

3.6.4  机构（问题）：填写作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

3.6.5  件号：填写归档文件排列顺序号，分为室编件号和馆编件号两种。室编件号是机关档案室在文件归档整理时，根据分类方案的最低一级类目，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号是在档案移交进馆时，按进馆要求标注。

3.7  归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

3.7.1  归档文件应逐件编目。针对同一问题的来文与复文，应在备注栏内，互作备注。

3.7.2  件号：填写室编件号。

3.7.3  责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

3.7.4  文号：填写文件的发文字号。填写时应照实抄录，不能省略。

3.7.5  题名：填写文件标题。文件没有题名或题名不规范的，应根据文件内容重新拟写或补充，并外加“[  ]”。会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。 

3.7.6  日期：填写文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。填写两行时，应为      。

3.7.7  页数：填写每一件归档文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页，空白页不计。 

3.7.8  备注：注释文件需要说明的情况。

3.7.9  归档文件上当用纸规格采用国际标准a4型。目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目，其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

3.8  归档文件应严格按照室编件号顺序装盒，并填写档案盒封面、盒脊等项目。

3.8.1  不同年度形成的归档文件不应放入同一档案盒。

3.9  归档文件整理完毕，应按年度填写“年度归档文件整理说明”。主要说明年度文件的总数量，不同类别与保管期限归档文件的数量，及当年归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，并填写归档文件的整理人、检查人和日期。

4  附  则

4.1  各行业系统可根据本细则制定实施办法，并根据福建省档案局审核批准。

4.2  本细则由福建省档案局负责解释。

4.3  本细则自发布之日起试行。

                                                 福建省档案局

                                               二〇〇一年九月二十四