各单位：
为了提高我校学生档案质量，确保国家人才信息资源的准确与安全，维护我校和学生个人的利益，现制定《泉州师院学生档案管理暂行规定》，并征求相关部门意见，请各部门于二OO六年四月二十一日将征求意见表交校办综合档案室。 泉州师范学院办公室
二OO六年四月十九日 泉州师范学院学生档案管理暂行规定
（征求意见稿） 学生档案是我校在学生管理活动中形成的、记述和反映学生个人学历、学习成绩、思想品德、健康状况、能力表现等方面的文件材料，是国家宝贵的人才信息资源。为了及时做好学生档案的形成、收集、整理、保管、利用和传递工作，确保我校学生档案的完整、准确、系统和安全，提高学生档案质量和科学管理水平，为学校和社会各界培养人才、使用人才提供依据和参考，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部档案管理条例》等法律法规，结合我校的实际情况，制定如下规定。 - 学生档案管理的基本原则
1、学生档案工作是学生管理的组成部分，是维护我校历史真实面貌，为我校教学科研、为师生员工和社会各界服务的重要手段。
2、学生档案工作实行统一领导，分级管理，即由学校统一领导，学校综合档案室集中统一管理，任何个人不得分散保存，不得擅自转移和销毁。
3、学生档案工作应实行“三纳入”“四同步”，即纳入各部门工作计划、规划，纳入学生管理制度，纳入各级管理人员岗位职责范围，作为考核学生管理质量和管理水平的标准之一；下达学生工作任务与提出学生工作文件材料的归档要求同步；检查学生工作与检查学生工作文件材料形成积累情况同步；评优评先与审查、验收学生档案材料同步。
4、学生处、教务处、团委、组织部、科研处、医务室及各二级学院等学生档案形成部门应确定一名分管学生档案工作的负责人，指定专人统一管理本部门、本系统的学生档案材料，并按时向学校综合档案室办理学生档案交接手续。
5、逐步建立学生档案信息数据库，并纳入数字校园信息系统统一管理和开发利用
6、要把学生档案工作列入本校教育发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证，每年从办公经费中给予学生档案工作适当资助。 - 学生档案的接收、补充、保管、保密、利用、传递和移交。
1、新生档案由二级学院负责接收、整理、移交；在校生各个阶段的档案材料一经形成，须马上移交学校综合档案室归入学生个人档案袋，任何部门或个人不得分散保存。
2、建立健全学生档案的保管制度，确保学生档案的完整与安全。学生档案属于永久性保存的档案材料，应专室专柜保管，切实做好学生档案的防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温工作。
3、管理和借阅人员必须遵守保密原则，不得擅自将档案带出档案室或借给他人，不得随意摘抄档案内容或以个人关系提供档案材料，不在任何场所谈论学生档案的内容。
4、做好学生档案的利用工作，为培养人才，使用人才提供信息资源。本校教职工持有本部门领导批准的证明，办理查阅登记后均可查阅学生档案；查阅时，严禁涂改，圈划、撕毁学生档案材料，禁止学生本人或家属查阅学生档案。
5、做好学生档案的传递工作。学生毕业时，综合档案室负责接收、整理好毕业生档案，并移交给学生处。学生处再根据毕业分配情况和学生档案管理权限，及时将毕业生档案转移至新的管理单位，在传递过程中，确保不丢失、不泄密，切实做到“人档一体”。 - 学生档案材料质量标准。
１、归档的学生档案材料，必须完整齐全，客观真实，能够全面、系统、客观、准确地反映出每一个学生德、智、体等方面的情况，必须对国家、社会当前与长远具有凭证作用和参考价值。
2、归档的学生档案材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机??? 联系，必须能反映学生管理、学生学习、实践活动的全过程，符合学生管理和教学实践活动的成套性特点。
3、归档的每一份学生档案材料都应有落款、盖章，并注明形成时间，涂改的地方应盖校对章或重新抄写、打印，复制件要重新签名盖章。
4、归档的学生档案材料必须采用规范统一的档案信息载体和牢固的书写材料（如碳素黑水、激光打印），保证字迹清晰、牢固而耐久，严禁使用铅笔、圆珠笔、红、蓝色墨水、复写纸，避免学生档案受自然或人为的损坏。
5、不能反映和说明学生本人情况或内容残缺不全的文件材料均不能归档。 - 学生档案归档范围和保管期限
? 1、学生高中、中专阶段的各种档案材料。（永久）
2、由学生处制定、组织各二级学院、系、部、班级进行填写的学生年度鉴定表、毕业生登记表、毕业生鉴定表、学生自传及其他应该归入学生个人档案的履历材料。（永久）
3、由教务处组织填写的教育实习成绩表、鉴定表、野外实习鉴定表、成绩表、成绩总表、以及学历、学位方面的文件材料。（永久）
4、由党委组织部、团委会、各二级学院党总支形成的学生入团、入党申请书、志愿书、登记表、积极分子考察材料、党团内外奖惩方面的文件材料等。（永久）
5、由后勤处、医疗室形成的学生健康状况方面的文件材料。（永久）
6、科研处形成的学生创造发明、科研成果鉴定材料、各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重要影响的论文目录。（永久）
7、各部门在学生表彰奖励活动中形成的有关材料，如三好学生登记表、 优秀毕业生登记表、积极分子登记表、奖学金登记表等材料。（永久）
8、有关学生处分文件材料。（永久）
9、学生参加党代会、人代会和工、青、妇等群众团体代表会会议中形成的代表登记表、委员简历等。（永久）
10、保卫处等有关部门关于学生更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间材料。（永久）
11、体育学院形成的大学生体育合格方面的材料。 12、教师资格申请表。
13、报到证通知书。
14、其他对考察了解学生能力、思想、健康方面有参考价值的文件材料。（永久） - 考核、奖励和处罚。
- 建立学校档案工作检查、考核与评估制度，明确有关部部门和岗位职责，对我校档案工作做出贡献的同志给予表扬和奖励。
- 对于违反档案管理办法，视情节轻重，给予批评教育直至纪律处分。
- 本规定由综合档案室负责解释。
征求意见表 文件名称 | 《泉州师院学生档案管理暂行规定》 | 修
改
意
见 | | 部 门 | | 领导签名 | | | 
