评建档案材料是我校全体师生员工在教学、科研、管理等各项工作过程中直接形成的各种文字、图表、声像等不同载体形式的原始记录，为了加强我校评建档案材料工作，提高评建档案材料的质量，增强我校评建档案的真实性、针对性、有效性和统计性，全面系统地反映、体现我校本科教学各项工作的过程和效果，为本科教学水平评估提供最真实可靠的依据，充分发挥评建档案材料在评估过程中的作用，促进我校评建工作的顺利进行，必须做好以下几方面的工作。

一、坚持评建档案材料工作原则 ：

（一）、凡在我校各项工作中直接形成的、对本科教学工作水平评估具有凭证和参考价值的各种文字、图表、声像（主要指电子和照片）均属评建档案材料。

（二）、评估档案是衡量我校本科教学工作水平的重要标志之一，是我校档案的主体、核心和重要组成部分。

（三）、评建档案暂由形成部门集中统一管理，任何个人不得分散保存在学校公务活动中产生的各种档案材料。

（四）、各职能部门应明确一名分管评建档案工作的负责人和指定相应的评建档案材料负责人，统一管理本部门、本系统的评建档案材料，并按时向评建办及有关部门移交。

（五）、努力实现评估档案材料从纸质档案向电子档案转变；从手工管理向计算机管理转变。近四年形成的评建材料应同时生成一套电子档案。

（六）、纸质和电子档案形成单位的负责人对评估档案的真实性、完整性、有效性负责。

（七）、电子档案和相应的纸质档案，应在内容相关说明及描述上保持一致。

（八）、评建档案工作是我校各项工作的重要组成部分，应实行“三纳入，四同步”，即纳入学校和各部门工作计划、规划，纳入各项管理制度，纳入各级管理人员岗位责任。作为考核管理质量和管理水平的标准之一，下达各项任务与提出档案材料归档要求同步、检查各项工作与检查各项工作档案材料的形成积累同步、评审、鉴定各项工作质量成果与审查、验收档案材料同步，上报评审材料、教职工考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

二、明确评建档案材料范围：

（一）、归档的评建档案材料必须是我校本科教学工作过程中直接形成的各种文字、图表、声像材料，必须对当前评估工作具有参考价值和凭证作用。

（二）、归档的评建材料，必须能反映和说明我校本科教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统；具有真实性、针对性、系统性、有效性。

（三）、归档的评建材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系 ， 符合教学、科研、管理等各项工作成套性特点。

（四）、归档的主要内容包括办学指导、师资队伍、教学条件与利用，教学建设与改革、教学管理、学风、效果、特色项目七个方面（具体范围见（见《建档指南》）。

（五）、归档的重点是学校在本科教学工作中形成的各种材料，特别是在教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

（六）、不能反映和说明本科教学工作水平或内容残缺不全、画面严重失真的文件材料、电子材料均不能归档。

三、提高评建档案材料的质量：

（一）、档案材料所记录的信息、说明的情况及内容应齐全完整、具有真实性、针对性、有效性、统计性。

（二）、每一份档案材料都应有落款、盖章、并注明形成时间，各种统计材料均应签署统计人姓名和责任部门名称；涂改的地方应盖校对章或重新抄写、打印；复制件要重新签名盖章。

（三）、零散、杂乱的档案材料须进行加工整理，分门别类，编制序号、页码和目录，使之系统化、条理化、有序化，确保评建档案材料能够满足评估工作多层次、多角度、多方面的利用需求。

（四）、采用装订的案卷，要结实、整齐、美观，去掉金属物，破损文件应修补，字迹褪色的应复制随同原件一并装订，装订边沿偏窄或有文字不便装订的应加裱糊边后再装订，纸张偏大或不规范应折叠或裁切成 A4 或 16K 的规格，做到不丢页、不倒页、不压字；

（五）、每一卷（盒、册）都应填写卷内目录和备考表，重要会议（如：党委会、党总支会、行政会、院务会、其他各种专题会议等）也应填写卷内目录，并写明会议的次数、时间和主要议题；备考表附在卷末，用以注明本卷需要说明的问题，并由立卷人和检查人（必须是职能部门领导）签名，以示负责

（六）、照片档案应有附加说明，注明拍摄时间、地点、人物的主题内容。

（七）、电子档案的附加说明包括内容、录制时间、容量等。

四、按照规范整理评建档案材料：

（一）、形成积累：

1 、学校各二级学院、部、处、室、管、总支、系、所、工会团委和直属部门均为形成和立卷单位，各单位根据本单位历年（主要为近四年）文件材料形成规律，挑选最能反映本科教学工作水平指标内涵的材料进行组卷。。

2 、每一个立卷归档单位的文书处理人员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据评估指标体系分别归卷。

（二）立卷：

1 、立卷原则：各指标体系负责部门立卷应按指标体系结构顺序，适当照顾文件材料的问题、时间、重要程度及其他的自然形成规律，保持其有机联系，分类组卷，以能准确、全面反映学校本科教学工作真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。

2 、立卷分工：按各指标体系任务分工，分别立卷归档。

3 、立卷程序：按照归档时间（具体要求另定），由各指标体系材料负责人按指标体系顺序将文件收齐归卷，并对文件材料进行检查调整，具体程序如下：

（ 1 ）、检查案卷的文件成分，文件是否收集齐全，是否与评估指标内涵有直接关系。

（ 3 ）、检查案卷文件的联系，依照《建档指南》纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆、重复或拆散文件联系的现象。

（ 3 ）、检查文件的价值，察看各案卷中文件是否能反映和说明我校本科教学工作的过程和效果。

（ 4 ）、检查案卷文件数量，一个案卷一般不超过 200 页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷，问题单一，文件数量少者可组薄卷。

4 、卷内文件排列顺序：

（ 1 ）、结论性材料在前，依据性材料在后。

（ 2 ）、统计性数字材料在前，基础性原姓材料在后。

（ 3 ）、批复、批示在前，请示、报告在后。

（ 4 ）、正件在前，附件在后，正本在前，定稿在后，转发件在前，被转发件在后。

5 、实行装订的案卷，对在装订线以外有字迹的档案材料或破损的文件材料，以及与本卷文字材料不可分割的照片、小字条等。要进行加边、修衬和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠，拆除文件材料上的金属物。

6 、卷内文件无论单面或双面，只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角。

7 、填写卷内文件目录：

（ 1 ）、顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

（ 2 ）、责任者：形成该文件的单位或对该负责任的署名者。

（ 3 ）、题名：即文件标题，一般应照实抄录。设有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题。

（ 4 ）、日期：文件形成时间。填写时可省略“年”“月”“日”字。

（ 5 ）、页号：卷内文件起上之页的编号。

8 、填写卷内备考表：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、调整等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的评估材料管理人员填写，并签名标注时间。

立卷人：由组成本卷的责任者或档案材料形成者签名。

内容检查人：由材料形成部门的负责人签名。

案卷检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。

9 、对采用立薄卷方式的案卷，必须用软卷皮，几卷再装入硬卷皮（盒）内。

10 、拟写案卷标题，要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文件）除会议文件外，不得用“ XXX 文件材料”。

（三）、归档验收：评估档案材料形成部门或个人应在规定时间内向评建办办理移交手续，填写移交目录，一式二份，各执一份。

（四）、评建档案材料的修改与补充：

已归档的评估材料需要更改时，必须经职能部门负责人批准后，方可更改有关文件材料，未经批准，任何人不得任意更改已归档的文件材料。对补充的材料，应及时整理编目，补充材料少的可归入有关案卷内，材料多时应单独组卷编目。

五、认真履行评估档案材料工作责任制

（一）、评建委员会分管档案材料工作领导职责：

1 、组织全校性的宣传、贯彻执行评建工作及档案工作的各项方针、政策的活动。

2 、加强对学校评估档案材料工作的领导，把评估档案材料工作纳入学校各项计划，并列入学校议事日程；督促分管部门按上级和学校评建委的要求做好应做的工作。

3 、定期检查、研究和解决评建档案材料工作中存在的问题。

（二）、评建办公室职责：

1. 制定和健全有关规范，并付之实施，切实做到把评建档案材料工作全面纳入本科教学工作水平评估各项任务之中，并督促各职能部门执行。

2 、组织、指导全校各部门做好评估档案材料的形成、收集、整理、编目和汇总工作，保证评建档案材料质量。

3. 、对各指标体系建设小组的材料负责人提出具体要求，并帮助他们解决一些实际困难。

4 、验收各指标体系移交的评估档案材料。

5 、评估期间，保管好档案材料，为评估专家组和有关部门和领导提供查阅服务，发挥评估档案的作用。

（三）、各职能部门负责人职责

1 、组织本单位人员学习有关规定，执行评估档案材料工作规范，把评估档案材料工作纳入本部门的议事日程。

2 、督促本部门人员收集、整理、移交本人在履行岗位职责过程中形成的各种档案材料。

3 、组织本部门人员做好评估档案的收集、整理工作。

4 、检查审核本部门提供的评估档案，并在备考表上签署姓名和日期，以对评估档案材料的真实性、准确性、完整性负责。

（四）、各部门档案负责人职责：

1 、做好本部门评估档案材料的形成、积累工作。

2 、组织本部门有关人员收集、整理、组卷、编目评估档案材料。做到组卷合理、编目清楚、装订整齐。

（五）、全校教职员工职责：

深入学习、研究、分析评估指标体系内涵和《泉州师院本科教学工作水平评估建档指南》；把本人在履行岗位职责过程中形成的、反映和说明我校本科教学工作的各种档案材料收集整理后移交给本部门的评建档案材料负责人，确保评建档案材料能够全面、系统、准确地反映我校各方面情况；促进评估工作顺利进行。